Deures del director de l'oficina

Sovint, especialment en organitzacions petites, el director de l'oficina se sol anomenar el secretari. Sona molt més sòlida posició, però el fet que les responsabilitats del gerent de l'oficina diferir de secretaria (encara que sens dubte tenen molt en comú), poques vegades algú es tracti en aquest cas.

Quina és la responsabilitat de l'empleat? Primer i abans que res la responsabilitat del director de l'oficina és treballar amb documents. L'empleat rep la correspondència rebuda, ho registra, envia el receptor envia a l'arxiu, si cal. També accepta sol·licituds d'altres empleats seran transferits a la signatura del director general, els assegura el segell, i després dóna l'esquena. Les funcions del director de l'oficina és treballar amb documents interns: les ordres d'impressió i la seva separació, l'emmagatzematge, l'enviament dels arxius i comptabilitat, que treballen amb la correspondència sortint. Si cal, ha de ser capaç de treballar amb qualsevol equip d'oficina: fax, escàner, fotocopiadora, així com per reclutar i imprimir documents. Preparar l'espai per a presentacions, mantenint actes de les reunions, sales de reunions i recepció de convidats i clients com a part de les funcions de director de l'oficina.

Sovint, l'empleat ha de fer front a les obligacions administratives tradicionals: la distribució dels socis convidats o directors d'hotels, sales de reserva, els bitllets d'avió i bitllets de tren. Depenent de les característiques específiques de l'empresa i la pròpia oficina, el gerent pot ser un representant de la seva empresa en les negociacions comercials, i dur a terme les funcions del gerent de personal: la recerca de nous empleats, la creació d'incentius i programes educatius, el treball de disseny. De vegades se centra en la introducció de tecnologies de la informació, el desenvolupament de nous programes.

Deures del director de l'oficina assumeixen el coneixement:

1. Lleis i regulacions que regeixen les empreses, informació de negocis legals.
2. Fonaments de la gestió, la comercialització, l'esperit empresarial i de negocis.
3. Els fonaments de la sociologia, la psicologia, l'ètica de la comunicació empresarial, no han treballat amb el personal i el públic.
4. Procediment per a l'elaboració de negoci propostes, informes, plans, contractes i acords.
5. Els pilars del tractament, els conceptes bàsics de l'ergonomia i la salut ocupacional.

A més d'aquestes tasques, les responsabilitats del gerent de l'oficina inclou un inventari de oficina i programari necessari per executar consumibles (material d'oficina, paper i altres accessoris), que són necessaris per al treball dels empleats. Així mateix, està obligat a portar un registre d'aquests materials per assegurar la seva emissió, per determinar com obtenir, organitzar i realitzar un seguiment dels pagaments per subministraments. Les funcions del director de l'oficina és vigilar l'estat dels equips d'oficina, que inclou: un desafiament operatiu per dominar per a reparacions, reemplaçament oportú dels consumibles (com ara cartutxos), quan és impossible de reparar - la substitució d'equips d'oficina.

Depenent de les normes adoptades en l'empresa, i el seu gerent d'oficina mida o Presa trucades i faxos, remetrà a la persona adequada, enviar faxos i trucar als clients i socis, o supervisa el treball de les secretàries, incloent el control de la cultura del seu discurs. També en les funcions de director de l'oficina és controlar l'estat sanitari de l'oficina, el manteniment organització prevista, trucar al personal tècnic per a la solució de problemes (per exemple, la substitució de les làmpades o els interruptors de la pica).

En general, aquesta llista pot expandir o contraure en funció del lloc de treball. Per això és necessari fins i tot en l'etapa de l'entrevista per preguntar el que el director de l'oficina (funcions de l'empleat en l'empresa).