El contracte d'emmagatzematge en l'organització: el marc regulador, el moment

Els contractes d'emmagatzematge associats amb certs problemes. En particular, en alguns casos molt difícil determinar a quin tipus atribuït a l'instrument en particular, com emmagatzemar-lo, en quines condicions, com es destrueixen, i així successivament. Tots aquests factors es regeixen per la llei, sinó pel fet que un i el mateix contracte en diferents situacions poden requerir diferents períodes d'emmagatzematge, sovint tenen tot tipus de problemes, ambigüitats, i així successivament. Entendre tot això cal, encara que pot ser complicat. S'ha d'entendre que, en el cas de requisits no legislatius en àrees com ara els contractes d'emmagatzematge a l'arxiu, gestió de registres no només pot ser ineficaç, sinó també perillós en termes d'un possible càstig o sanció.

Per què seguir?

El contracte serà en tot moment estar disponible no només en el moment de la seva actuació, sinó també després. És possible que necessiti una mica d'informació, el que es reflecteix en aquests documents, algunes dades que exigirà gestió, i així successivament. Moltes disputes, que en general consisteixen en el fet que un o l'altre costat de mala fe adequat per complir les seves obligacions poden abordar-se mitjançant el tractat com fora dels tribunals i formalment en la cort. També ha de considerar la possibilitat de dur a terme auditories de certs períodes, els quals es duran a terme pels òrgans de control de l'Estat. També poden sol·licitar la documentació durant un període determinat, i si els contractes d'emmagatzematge en l'organització, el terme de la seva destrucció, i altres funcions similars es duen a terme de forma incorrecta, poden estar subjectes a multes molt severes. Naturalment, el primer seria culpar el lideratge, però després la situació s'estabilitza, el cap necessàriament recordar qui és el culpable, que tenia problemes del no-res. Aquest és el contracte i qualsevol altre document haurà de portar al dia el temps estrictament estipulat. Moltes empreses prefereixen generalment augmentant sense l'arxiu, i res en absolut per destruir a fi d'evitar possibles problemes, de cometre un error i després rastellar les conseqüències.

legislació

El contracte d'emmagatzematge en l'organització de la llei descriu amb tota claredat, si vostè no té en compte el fet que no sempre és possible estimar correctament aquest o aquell document. En general, els contractes directament a una llei separada no és, que s'especifiquen en la llista general de documents estàndard d'arxiu (o la gestió de documents d'arxiu), que es formen en el procés de funcionament de les organitzacions, agències governamentals, governs locals i així successivament. Les dues opcions s'enumeren tant amb l'administració i amb els documents habituals, aprovat pel Ministeri de Cultura i Mitjans de Comunicació de la Federació de Rússia. El tipus que fa als documents administratius, té el número 558 de 25.08.2010 l'any, i el segon tipus - № 1182 de 31.07.2007 any. Estudiar aquests documents és molt recomanable, però el millor és aïllar el procés d'aprendre per si mateixos exactament aquests papers, que s'utilitzen en una institució particular i es refereixen a una àrea específica de responsabilitat. Les llistes de massa informació per recordar tot, però si determina quina documentació al que s'aplica i quant s'emmagatzema, probablement, els contractes d'emmagatzematge seran molt més simple i més fàcil. En molts casos, tot el paper utilitzat cobert per 3-4 punts, per estudiar en detall que no és tan difícil.

diferents tipus

Utilitza dos sistemes principals dels acords de separació per a la seva conservació. Per tant, el sistema és menys freqüent que s'uneixen a la vida de lleixa. Assignar un curt termini, a llarg termini i emmagatzematge permanent. La primera opció consisteix en un contracte per un període de fins a per 10 anys. El segon - més de 10 anys. Permanent és la més utilitzada només quan destrueixi el document no pot ser en absolut. Aquest sistema no és molt convenient. El contracte d'emmagatzematge a l'arxiu, que termes es defineixen d'aquesta manera, sovint condueix a la confusió i errors que realment ajuda a posar el procés de manteniment de registres. Com que és un sistema comú per enllaçar amb el tipus de contracte. La majoria de les empreses que vénen en tres varietats principals: el perfil, domèstics i laborals. El primer i el segon en la seva major part són similars, i són en general només es mantindrà durant cinc anys. S'entén que sota el perfil es refereix a tots els contractes i tots els documents directament relacionats amb els principals camps d'activitat de l'organització. En tercer lloc, el tipus de contracte de treball, en molts casos, també s'emmagatzema només 5 anys d'edat, però en certes situacions, aquest període pot augmentar significativament. Per exemple, si no hi ha cap compte, a continuació, un contracte d'aquest tipus hauria de ser emmagatzemats durant un màxim de 75 anys, que no és molt convenient. De fet, si no sobretot entrar en el problema, pot ser arbitràriament limitar la vida útil de 5 anys i oblidar-se del problema. Però en una situació tan probable que es perdi alguns dels factors que poden augmentar el període durant el qual els contractes d'emmagatzematge d'un format similar han de ser obligatoris, i això és quan es pot assegurar que una multa o altres problemes, que tracta d'evitar que qualsevol persona sana.

Transferir a l'arxiu

Procediment per a la transferència dels contractes de dipòsit a l'arxiu, els termes dels quals ja han expirat, pot diferir depenent de la companyia. En alguns casos, els empleats simplement s'uneixen el document entre si i col·locats en un racó fosc, que es considera un arxiu. Però d'una altra companyia tot el procés pot ser descrit clarament en la documentació estàndard, presentarà la persona responsable del fitxer, o fins i tot unes regles especials de nomenclatura per a la presentació, registrar i així successivament. Les dues opcions poden ser còmode, depenent de molts factors. Per exemple, la primera opció és la companyia petita amb una facturació adequada modesta. No hi haurà tants documents, que sempre es pot trobar fàcilment a la mateixa cantonada fosca. Però la segona, va dir que la situació és greu s'adapti a les empreses, que representen un gran nombre d'empleats, i simplement ha d'alguna manera no ofegar-se en el document. La regla general, que és diferents contractes d'emmagatzematge en l'organització de qualsevol tipus de propietat, és el moment de la transmissió a l'arxiu. Com a regla general, es requereix personal per enviar documents fins a un cert període, independentment del moment en què realment es van quedar sense passos de temps. I en general, de la mateixa manera que l'arxiu es produeix al començament de l'any. És a dir, tot i que el contracte va acabar al febrer, encara s'haurà d'esperar fins l'any que per posar-lo en emmagatzematge.

destrucció

Com es va esmentar anteriorment, només perquè no es pot destruir l'acord. El primer que necessita per assegurar-se que realment era el moment adequat. Només llavors podem destruir aquest document. Però aquestes accions sovint poden ser perillosos seves conseqüències, de manera que la majoria dels empleats prefereixen fer-los exclusivament als dirigents de les sancions. Es veu així: empleat va recollir una mostra de tota la documentació que ja està fora període o arribant al final. El contracte d'emmagatzematge de la planta, és desitjable ha de ser construït de manera que aquest procediment de mostreig no va prendre molt de temps. Després, basant-se en la llista obtinguda, informes de gestió realitzades, el document està signat, va presentar, i només llavors, quan tot això es fa, comença el procés de destrucció de contractes directes i altres valors similars. El contracte d'emmagatzematge a l'arxiu de forma regular - no és la millor solució, sobretot perquè algunes empreses fins i tot es fan per que sigui una mica, donant-los a reciclatge i així successivament.

gravació Exemple i sistema d'emmagatzematge

Per entendre millor totes les característiques i els punts principals de l'activitat pot resultar en un exemple relativament senzill flux de treball d'emmagatzematge de documentació organització. Per tant, hi ha un membre del personal, generalment algú del personal de comptabilitat, que és responsable de l'emmagatzematge dels contractes amb contractistes, o altres valors similars. Té una carpeta separada en la qual resideixen, fins a l'acte. Tan aviat com es tanca el contracte, que es desplaça a una carpeta diferent. Serà convenient tenir un registre especial en format electrònic, si aquests documents s'enumeren en ordre, el que indica el període d'emmagatzematge. Però en primer lloc, aquest període ha de ser definida. El millor és executar una carpeta per a tots els departaments, que d'una o altra manera relacionats amb el contracte, per tal de comprendre millor la seva essència. Amb l'experiència de la necessitat de tal acció desapareixerà. Llavors, quan clar exactament el que representa cada un dels documents segellats d'emmagatzematge de formigó termini. En alguns casos serà convenient especificar el contracte i la data de tancament, priplyusovyvaya seus 5 anys (o més) per determinar amb exactitud quan el paper pot ser destruït. De fet, fins i tot al principi de l'organització del procediment problema no era extremadament difícil, però després d'un ús prolongat encara serà més i més simplificat. Quan els contractes d'emmagatzematge en l'organització, que és la destrucció de la vida ja ha estat aprovat, seran estandarditzats, tot el procés anirà en qüestió de minuts. I llavors va arribar l'any en què es pot destruir certs documents. S'eliminen de la carpeta, una doble comprovació dels possibles errors i, juntament amb la llista d'aquests documents, presentat al supervisor. Ell, al seu torn, ha de tornar a comprovar si tot el que especifica la llista, ja que seguirà sent el cap del culpable en cas de problemes. Si tot és correcte, el cap va signar el permís per destruir i que és on tothom es presenta com la seva pròpia intel·ligència. Algú acaba de llàgrimes i la llança. Altres utilitzen la trituradora. Altres se sentin a les escombraries, cremar i així successivament.

Quan comença el període de retenció

Aquesta és una qüestió molt important, ja que planteja una gran quantitat d'errors amb ell. El contracte d'emmagatzematge en l'empresa de Bielorússia o la Federació de Rússia, en aquest cas, exactament de la mateixa, i s'inicia en el moment en què comença el nou any, en què el document en particular ja no és vàlida. Per exemple, hi ha un contracte, que va acabar en 15 de juliol de 2010. Cal conservar durant 5 anys, però no pot destruir el 15 de juliol de 2015, ia principis de 2016. És a dir, l'informe continua 01.01.2011, i no des del setè mes de l'any anterior. En general, per tal de minimitzar qualsevol possibilitat d'error, s'afegeixen a 1 any termini prèviament definit. I només després que hagi passat, comença el procés de destrucció.

Característiques d'emmagatzematge

En general, hi recomanacions específiques sobre com ha de mirar i treballar l'arxiu. Idealment, l'emmagatzematge dels contractes de responsabilitat, els pagaments als contractistes, els contractes de treball i similars, com documentació ha d'estar en un lloc ventilat i sec. D'altra banda, aquests papers es col·loquen en els prestatges (oberts o tancats). Si pertanyen a les estrictes formes de presentació d'informes o documents marcats "secret comercial", que ha d'estar present caixes fortes especials. En principi, ningú no comprova aquest punt, perquè aquesta és la recomanació d'observar que l'empresa més rendible. La conclusió és molt simple: si no penalitzar pel propi sistema d'emmagatzematge, que és per falta dels valors, que són necessaris per a ser castigat sovint. I si hi ha una inundació, o documents seran destruïts en qualsevol altra forma similar, la culpa d'això és només una empresa en particular.

Responsabilitat i artistes

la responsabilitat primària i principal de tot el que entra en un contracte d'emmagatzematge serà el cap de l'organització. Va ser ell qui, en presència dels problemes serà responsable a l'Estat i a patir tots els possibles problemes. A més, després d'ell, en general és el cap de comptabilitat, un advocat i l'empleat que és responsable de la conservació dels documents. Però en general, totes aquestes persones seran castigades ja es dirigeixen a la mesura de l'error comès per ells. De fet, la majoria de les organitzacions relativament petites per al sistema de monitorització contractes recau en el departament de comptabilitat. I en aquest cap del departament comptable o nomenar al seu propi, o com una votació general, la persona a càrrec específic. En alguns casos, la persona rep un petit augment en els salaris, el que hauria de compensar el volum addicional de treball, però més sovint, l'últim punt d'ignorar simplement, posant l'accent en la falta de fons o altres factors similars. En casos més rars, serà responsable de la custòdia de documents en general, i en especial els contractes, actua advocat. Però no és molt convenient, ja que aquesta persona només pot ser responsable del contracte, i la resta dels papers que ell coneixia només superficialment. Més convenient quan hi ha una sola persona que es dedica a aquest tema. Serà el més exacte i no cometre errors desagradables petits com aquest poden fer altres empleats.

resultat

El contracte d'emmagatzematge en l'organització es porta a terme sobre la base del ple compliment de totes les disposicions de la llei. Aquest és un requisit previ, que pot assumir tots els problemes de l'empresa. En aquest cas, els petits matisos, reglaments interns, registres i documentació relacionada poden diferir d'una empresa a una altra. El principal responsable és considerat com el cap, però ell pot confiar aquest moment una altra persona. Això facilitarà la feina de gestió, però no eliminar-lo de la profunditat de la responsabilitat per possibles errors. Aquest és l'empleat que és de confiança per treballar amb documents d'arxiu, ha de ser el més responsable i entendre clarament les seves funcions, a canvi de diners reals, en lloc d'agraïment verbal, com sol passar amb l'augment de la càrrega sense la seva compensació amb fons addicionals per pagar.