Els documents sobre el personal, els seus tipus. Quines són les ordres al personal?

Independentment del tipus d'activitat, qualsevol organització que treballa amb la gent. Es requereix el registre legal dels treballadors en totes les etapes de la relació laboral. L'estructura dels documents de personal creats en aquests casos inclou molts tipus diferents de regulacions de valors i les dades personals.

L'ocupador està obligat no només per mantenir adequadament els documents per al personal de comptabilitat, sinó també per organitzar el seu emmagatzematge i arxiu, i, quan sigui necessari, la destrucció. Totes aquestes accions han de complir amb les normes de la legislació.

Quins són els ingredients de documents de personal

Totes les etapes del moviment dels empleats han de reflectir-se en els valors en qüestió. L'estructura dels documents al personal, el que reflecteix el moviment de personal, inclou el següent:

• documents relacionats amb la recerca i contractació;
• documents que reflecteixen les activitats actuals dels empleats;
• normes que regulen el procés de treball i de les relacions humanes;
• diverses ordres al personal, segons el publicat de manera general, i estandarditzats;
• documents que inclouen informació personal sobre els empleats;
• Documents d'arxiu al personal;
• documents de comptabilitat personal i perfils;
• altres tipus de documents en el personal.

Normes de registre de documents sobre el personal

El personal del personal i les empreses de serveis de secretaria necessiten recordar per dissenyar documents personals d'acord amb els requisits de la llei. Les normes establertes en el reglament de l'empresa, no han de coincidir amb les instruccions dels superiors.

correcta execució dels documents sobre el personal de l'empresa s'indica a les instruccions pertinents. En ella, amb exemples i referències han d'incloure tots els matisos de la fixació en el document de treball amb el personal. Aquesta regulació és emès i aprovat per la direcció de l'organització i té una durada il·limitada.

Els documents individuals poden ser emesos tant electrònicament i en forma de paper. Si el text està escrit a mà, cal controlar l'exactitud d'escriptura a mà i tractar de no fer raspadures. Qualsevol error corregit ha de confirmar pechtyu organització i certificada per la signatura del cap.

el personal dels documents comptables són sovint secreta, ja que contenen informació personal protegida legalment. Per treballar un nombre estrictament limitat de professionals autoritzats als mateixos.

Les comandes de personal

El personal de servei documents són dos tipus d'ordres:

• ordres de l'empresa en l'activitat, però relacionat amb la feina dels empleats;
• comandes per a la composició personal de l'empresa.

Es diferencien en la forma de registre, procediments d'aprovació, signatura i publicació. A més, amb ordres personals més probabilitats de treball dels empleats del departament de personal. Allà s'emmagatzemen per separat i d'altres documents. Aquestes ordres són part dels documents sobre el personal de l'organització.

La majoria de les ordres personals d'una forma estandarditzada. La facilitat d'ús de tals formes implica la seva unitat per a l'empresa. No obstant això, l'ús obligatori de formularis estandarditzats prescriu només les agències governamentals i organitzacions pressupostàries. Els negocis amb qualsevol forma de propietat no poden complir amb aquestes normes.

Entre els més comunament trobat ordres personals com segueix:

• ordres de contractació i l'acomiadament:
• ordres per al moviment i la transferència;
• ordres de viatge;
• comandes per a tots els tipus de vacances ;
• normativa sobre certificació, educació i formació, i així successivament. d.

Qualsevol ordre en el personal posa en coneixement del treballador a què es refereix. Si per alguna raó l'empleat no signa el document, llavors s'elabora.

Totes les ordres personals s'han de sotmetre a la inscripció obligatòria en un registre especial. En aquest cas, se'ls assigna un nombre, el que demostra que posen en el compte, i es supervisa la seva aplicació. còpia de l'ordre necessàriament presentada en un assumpte privat, el document original s'emmagatzema per separat durant un any, a continuació, ja sigui enviada als arxius o destruït.

documents de personal de l'empresa

A cada organització, depenent de la forma de propietat i altres característiques, crearà una gran varietat de documents sobre el personal de l'empresa. La llista ha de ser portat per instruccions d'administració de recursos humans.

Molt sovint és:

• dotació de personal;
• la llista de posicions;
• llibres i formularis en blanc de registre d'ocupació treballar;
• còpies de documents personals dels empleats;
• documents de comptabilitat personal i registres de personal;
• funcionaris i altres treballadors manuals i els contractes de treball;
• ordres o instruccions relatives als empleats de la companyia en les activitats bàsiques;
• documents a la Comissió de Certificació;
• adreces i altres documents sobre la formació i el desenvolupament professional;
• documents sobre vacances, viatges de negocis i transferències;
• diverses ordres o instruccions per part del personal;
• notes, declaracions i notes oficials del personal, i així successivament. d.

Cada empresa determina de manera independent els tipus desitjats de documents sobre el personal i la forma en què creen i emmagatzemen.

Fer negocis personals

La informació més important i completa sobre l'empleat va entrar en un assumpte privat. Els documents i les característiques de la seva adquisició són determinats per cada organització independent i asseguri registrar-se al document normatiu. Pot cosir accions tant en avanç i en ordre invers, o per formar grups.

arxius personals es poden dur a terme tant en la majoria de les persones en l'organització, i exclusivament en els caps i els principals especialistes. A la pràctica, però, la majoria de les organitzacions prefereixen tenir un conjunt de documents i altra informació sobre qualsevol empleat, independentment de la seva posició i l'estat.

Les categories de documents i còpies que s'emmagatzemen en l'arxiu personal de l'empleat:

• del perfil o llista personal serveixen per consolidar la informació biogràfica bàsica;
• còpies dels documents d'identitat i de suport a l'educació i qualificació, - passaport, diploma, certificats i llicències;
• còpia del registre d'ocupació;
• sol·licitud d'admissió, la transferència, i altres;
• còpies de totes les ordres per a l'empleat;
• una còpia del contracte de treball;
• altres documents personals.

Per a cada empleat posar en marxa una carpeta separada, que va presentar els documents abans esmentats i les seves còpies. arxius personals emmagatzemats separats d'altres documents de personal. Contenen dades de caràcter personal, i per tant no han de ser accessibles a persones no autoritzades.

targeta personal: com aplicar?

Unificada emprat targeta personal és obligatori per a totes les empreses, independentment de la propietat. És el document de base destinats a donar compte dels empleats de l'organització.

targeta personal conté tota la informació bàsica sobre l'empleat. Omplir-en general a mà, però és permissible perquè la informació primària amb l'ajuda de la tecnologia. Portada a terme la targeta personal tot el temps de l'empleat en l'organització. En omplir aquesta secció se li permet imprimir i inserir pasta.

En omplir la targeta personal en compte els codis de referència. S'enumeren a la dreta de la taula, la informació en què va unificar. La informació continguda en aquestes seccions ha de complir amb els classificadors i altres documents normatius.

targetes personals seran emmagatzemades correctament per separat d'altres documents personals en una caixa forta o en un armari metàl·lic amb pany. Aquest document conté les dades personals i subjectes a estricta comptabilitat. A l'acomiadar un empleat una entrada apropiada, i una targeta personal emesa a l'emmagatzematge d'arxius.

Llibre de treball: el processament i emmagatzematge

Llibre de treball - un document que certifiqui l'experiència de treball, temps de servei i la posició de l'empleat. El seu manteniment és una necessitat per a tots. Es tracta de posar a l'inici de l'obra i més tard acompanya a la persona fins a la seva jubilació.

L'obligació de comprar formularis en blanc i llibres insercions de treball s'estén sobre els comptes de l'organització. El seu personal a mantenir a casa en un empleats de seguretat i en circulació del departament de personal a petició. L'entrada es realitza en el llibre corresponent. L'administració no es recomana per a les formes dels treballadors i les orelles nets els llibres de treball d'origen desconegut.

Expedida historial d'ocupació sempre únicament amb la mà. Els enregistraments realitzades amb un bolígraf amb tinta blava. Si es produeix un error, cal corregir i confirmar que la signatura de l'administració i el segell de l'organització. Tota la seva informació ha de complir amb la llei i els reglaments.

Els registres d'ocupació es mantenen per separat d'altres documents en una caixa forta. Està prohibit donar als seus empleats i els tercers més. Si la gent en la seva organització per rebre informació sobre les entrades en aquest document, es fa una còpia de totes les pàgines, després que es cusen, i cada pàgina estampa. Quan acomiadar un empleat llibreta de treball adjudicat en el mateix dia.

emmagatzematge operatiu de documents personals

L'emmagatzematge adequat dels documents al personal - una de les principals funcions dels responsables de recursos humans. La informació continguda en ells, pertany a la categoria de personal i no serà revelada. A més, emmagatzemats i processats aquests documents, han de tenir lloc sota condicions especials.

Abans de signar un contracte de treball amb un futur empleat presa obligatòriament una autorització per escrit per processar les dades personals. Una còpia del document que es presenta en una empresa privada o en una carpeta separada.

Tots els documents relatius a les dades personals han de ser emmagatzemats per separat de les accions ordinàries. L'accés a elles només es permet departament de personal qualificat i el primer cap de l'organització. Tercers i organitzacions per descobrir les dades personals dels empleats està estrictament prohibit. L'excepció són les autoritats judicials i fiscals, per fer una sol·licitud formal documentada.

Per emmagatzemar documents personals són una separada gamma d'assumptes. Carpetes i caixes de documents en un armari tancat amb clau. És aconsellable per a aïllar-los de la llum solar directa i d'alta temperatura. Per a un gran nombre de documents és recomanable assignar una habitació especial.

arxius personals, perfils i targetes personals s'emmagatzemen en l'operativa sempre que l'organització està treballant amb un empleat en particular. Després de la cocció, s'envien a l'emmagatzematge d'arxius.

acció de personal s'emmagatzemen dins d'un any després de la seva publicació. Els funcionaris i altres instruccions termless fins a la seva abolició. Dotació de personal, així com el calendari de dies es publiquen anualment i s'emmagatzemen en el departament de personal o la comptabilització d'un any després de la finalització de l'acció.

Arxiu de documents de personal

Després de l'expiració del personal de magatzem de dades operatius s'envien a l'arxiu de documents en el personal. Això pot ser una divisió de l'organització o d'un tercer, en general l'estat, l'organització.

La llista de documents per a ser arxivat a llarg termini, el següent:

• arxius personals, perfils i targetes renúncies personals dels empleats;
• sense reclamar llibres de mà d'obra i inserits;
• ordres i instruccions sobre el personal amb una vida útil ha expirat;
• revistes en compte la circulació dels documents de personal;
• dotació de personal;
• calendaris de vacances;
• altres documents que necessiten emmagatzematge requerit per la llei o per la Comissió.

Els documents en els arxius del Departament de personal prepara una secretària. L'emmagatzematge a llarg termini de la caixa i altres documents com sigui possible en l'organització, i el contracte en una institució especialitzada.

Documents de la carpeta d'emmagatzematge a llarg termini per la forma de la data, a partir dels primers. Cal vigilar estretament la seguretat física del paper i, si cal, per fer i certificar una còpia. Tots els casos estan numerats i es cusen les fulles, després de la qual cosa es fa un inventari.

Carpetes amb documents haurien d'anar d'una manera ordenada. A la sala és necessari per mantenir la temperatura òptima i baixa humitat, i evitar l'exposició a la llum solar directa. Bastidors han de netejar regularment de pols i processament de documents sala de rosegadors i altres plagues.

Destrucció de documents personals

Tot i el emmagatzematge a llarg termini, els documents de personal poden ser destruïts. Abans d'aquest procediment es porta a terme la reunió de la comissió especial, que en conjunt prendre una decisió sobre el futur dels documents personals.

Destrucció sempre va estrictament d'acord a la llista, en presència de tots els membres de la comissió. Això pot ser la crema, la destrucció per trituració, premsat i altres mètodes.

La composició dels documents personals és multifacètic i divers. Els empleats de serveis de recursos humans i empreses de gestió han de saber com executar, emmagatzemar i destruir.