Registres d'arxiu de gestió de l'organització: GOST, instruccions, documents, regles. Directrius per a la gestió de documents d'arxiu

regles d'administració de registres d'arxiu contenen els requisits clau per treballar amb documents i materials que no participen en les activitats actuals de l'empresa. Es formulen d'acord amb la present marc regulador, processament abast regulador, compilació i emmagatzematge de la informació. Termes clau en el marc de la Norma conjunts de Arxiu d'administració de registres. En desenvolupar-les en compte els avenços en l'ús de la tecnologia i la tecnologia avançada de la informació. Examinant la base de la gestió de documents d'arxiu.

incidència

Directrius per a la gestió de documents d'arxiu s'apliquen als organismes governamentals. També són necessaris per a les empreses dedicades a certs tipus de treball. En particular, s'apliquen les regulacions en la part de la descripció, registre, conservació i ús dels documents de fons de l'arxiu de la Federació Russa, fa referència a la propietat estatal.

Subdivisions de les empreses, que treballen amb la pel·lícula, fonogràfic, vídeo, fotografies, mapes, la ciència i la tecnologia, la informació de telemetria, que es regeix per les disposicions establertes en la planificació i presentació d'informes.

El deure i el dret de formar organitzacions en els arxius per a l'emmagatzematge temporal dels documents de l'AF RF proporciona la base de la legislació sectorial (de 1993), la posició (entre 1994 i 1998). El marc regulador formen els actes jurídics d'importància regional. Considerades les regles no s'apliquen als documents, la feina que està regulada per la Llei Federal № 5485-1 i el Decret Presidencial № 1203 del 30.11.1995, la

terminació

És una reposició sistemàtica de la base documental de les unitats empresarials. Recollint inclou la determinació de:

1. Fonts.
2. Composició dels materials a ser rebut.

En el marc d'aquesta activitat també es porta a terme la transferència directa de documents a l'arxiu. Com a fonts són:

1. unitats empresarials.
2. persones físiques.
3. estructura subordinada.

La composició dels materials

dels documents d'arxiu d'instruccions de gestió estableix que l'adquisició es realitza temporalment (més de 10 anys) dels casos i l'emmagatzematge permanent. També resumeix la informació sobre el personal. Els casos en què la vida útil de menys de 10 anys, per regla general, els arxius no són transferits. Estan contingudes en les parts pertinents de l'empresa. Al final de la vida útil d'aquestes coses han de ser destruïdes. Els detalls de caràcter individual es transmeten a petició del propietari. Posteriorment, s'envien als Arxius de l'Estat per al contingut permanent. La transferència també s'ha de materials Empreses precursor i estructures subordinades i perjudicis.

Arxiu de gestió de registres i la nomenclatura

Els empleats autoritzats que realitzin treballs amb materials d'informació empresarial, fan una llista sistemàtica dels casos. Va cridar l'nomenklatura. En la seva formació indica la vida útil de les materials. per a documents d'arxiu manual de gestió prescriu la divisió autoritzat per controlar i facilitar la prestació de serveis en la redacció de la nomenclatura. Llista sistemàtica serveix com a base per a la formació d'inventaris de materials d'informació de (fins a 10 anys) d'emmagatzematge permanent i temporal. La nomenclatura és també un important document comptable. S'utilitza per al registre de casos d'emmagatzematge temporal, incloent un període de menys de 10 anys. L'esquema de sistematització nomenclatura establerta pot ser utilitzat en el desenvolupament dels actes realitzats arxiu de targeta.

classificació

Mantenir registres d'arxiu de gestió es porta a terme en tres tipus de nomenclatura:

1. Típic.
2. Exemplar.
3. Individual (per a una empresa en particular).

El primer determina la composició dels materials generats en institucions similars. la nomenclatura estàndard es considera que és un document regulador. sistematització aproximada determina la composició aproximada dels materials d'informació per a les empreses que estan coberts per la seva acció, el que indica l'índex. Té un caràcter de recomanació. Aquests tipus de sistematització s'utilitzen en la formació d'un rang individual i transferits a ella sense canvis.

Característiques de preparació

Els documents per a archival gestió de registres empresarials sistematitzades en la forma prescrita d'acord amb la nomenclatura de les unitats estructurals. Aquest últim ha de ser acordat i signat pels líders.

La nomenclatura de l'empresa es fa en forma general. Es rubricat pel cap de l'arxiu o la persona a càrrec, signada pel responsable de la prestació de serveis o un empleat autoritzat. Nomenclatura ha de ser aprovat per la comissió d'experts, i després aprovat pel director de l'empresa. Després de dur a terme aquests procediments caps de divisions estructurals de l'empresa, sempre i un extracte de les seccions corresponents.

La nomenclatura per a l'any entrant format en l'últim trimestre del període actual. L'harmonització es porta a terme almenys 1 cop en 5 anys. Si canvia l'estructura i funcions de l'empresa, una nova nomenclatura.

El procediment per a l'elaboració d'Afers

Formació anomenada agrupació actes realitzats en conformitat amb la nomenclatura. organització de gestió de documents d'arxiu inclou la sistematització de la informació d'acord amb el nom de la carpeta. No es permet l'agrupació de còpies duplicades i corrents d'aire. Les excepcions són els vehicles d'alt valor. no ha de ser col·locat en una carpeta de paper que es retorni.

El manteniment de manteniment de registres d'arxius es realitza a una disposició d'informació de servei de manipulació de materials centralitzat, i a una descentralitzada - dues unitats estructurals, i la divisió anteriorment. L'agrupació es realitza sota la supervisió directa de les persones responsables de la seguretat dels mitjans d'emmagatzematge. Si cal, poden ser emprats involucrats de l'Arxiu d'Estat.

Els requisits clau

la gestió de documents d'arxiu es porta a terme d'acord amb els requisits de la normativa. En la formació de les carpetes amb suports d'informació que hagi de complir amb els següents requisits:

1. Materials per a l'emmagatzematge temporal i permanent s'agrupen per separat.
2. La carpeta s'inclou en una còpia de cada un paper.
3. La carpeta ha de ser materials presents per un any calendari. D'aquest Reglament, però, hi ha excepcions. Aquests inclouen:

• arxius personals, que es formen durant tota la durada de l'empleat corresponent;
• materials i estructures dels comitès elegits peu amb ells, grups adjunts, regimentadas en el període de convocatòria;
• institucions educatives de paper, executats i agrupats en un any escolar;
• materials de teatre, que caracteritzen les activitats de la temporada;
• històries, i així successivament.

La carpeta ha de ser inferior a 250 fulls amb un gruix de no més de 4 cm.

Agrupació dels actes administratius

la gestió de documents d'arxiu requereix sistematització de diferents tipus de suports d'informació. Aquests incloent atribut i actes administratius. S'agrupen d'acord amb el tipus i la cronologia de les aplicacions:

1. Les disposicions dels estatuts aprovats pels actes reglamentaris, actuen com a annexos. S'agrupen junts. Si les disposicions, reglaments, estatuts han estat aprovats com a actes separats, sistematitzar-les en casos individuals.
2. Ordres i decisions de les estructures més altes per a la seva aplicació s'agrupen per àrees de l'empresa.
3. Ordres relatives al personal, sistematitzat segons el període de retenció. Amb un gran volum de material d'informació actes convenients en diferents costats de la companyia, grup per separat.
4. Les ordres en les àrees clau de l'activitat són sistematitzades per separat dels actes en el personal. Per exemple, la fi de la gestió de documents d'arxiu s'inclou en la mateixa carpeta, i el nomenament del cap de divisió responsable - a un altre.
5. límits aprovats, informes, pressupostos, llistes detallades, plans i així successivament. agrupats per separat dels projecta.
6. Localització de documents en els expedients personals es realitza en l'ordre en què es reben.
7. la massa salarial del personal facials sistematitzades en carpetes separades. Estan disposats en ordre alfabètic.
8. Queixes, suggeriments, queixes dels ciutadans sobre les activitats de l'empresa, registres del seu examen i aplicació s'agrupen per separat de les queixes dels individus per a assumptes personals.
9. Sistemàtica de correspondència es porta a terme en general en un període de calendari en ordre cronològic. En aquest cas, les respostes es col·loquen després de les preguntes. En cas de renovació de la correspondència en un tema en particular, que va començar l'any anterior, els documents inclosos a la carpeta del període actual. En aquest cas indica l'índex de l'any anterior.

Fent suports d'informació acceptats per a la seva custòdia

la gestió de documents d'arxiu ofereix una sèrie de requisits per a les unitats estructurals, que treballa amb documents en paper. portadors decisions pot ser parcial o completa. Depèn del temps d'emmagatzematge. El registre complet es porta a terme respecte dels documents temporals (més de 10 anys), un contingut permanent, així com els actes en el personal. Es tracta de:

1. Tapa dura carpeta / aglutinant.
2. La numeració de les fulles.
3. L'elaboració de la pàgina-testimoni.
4. Formació d'inventari intern si cal.
5. Fer ajustos als detalls de la portada. Poden tocar el nom de l'empresa, el número de registre de carpetes, les dates extremes, i així successivament.

Materials per a l'emmagatzematge temporal, inclòs un període de menys de 10 anys, dibuixat en part. Per tant, no se'ls permet dur a terme la sistematització dels valors a la carpeta, llistes no numerades, llevat d'etiqueta de garantia.

matisos

Arxiu de gestió de registres - una activitat en la qual els especialistes no només proporcionen suports d'informació de seguretat, sinó també l'oportunitat de treballar amb ells en cas de necessitat. Amb aquesta finalitat, els actes que constitueixen la carpeta, presentada per quatre punció en una coberta de cartró. També se'ls permet unir-se a considerar la possibilitat de llegir els textos, les resolucions, les dates de visats en tots els diaris.

En la preparació per a l'agrupació de tots els sostenidors de metall s'eliminen. Materials destinats per a l'emmagatzematge permanent i consistent d'actes particularment valuosos o sense format estan continguts en les carpetes tancades de tres vàlvules amb cordes o en caixes especials.

Quan està present en els documents reclamats de caràcter personal (llibres de treball, targetes, targetes militars, etc.). Es posen en un sobre separat i presentats a la resta dels materials. Al final de la carpeta ha de ser present un full testimoni en blanc. Al començament de la carpeta suturada formulari d'inventari intern. Per garantir la seguretat i l'ordre de disposició de cada full de paper numerades amb números aràbics. Aquesta regla no s'aplica a la pàgina, i les formes de testimonis per a l'inventari. Nombre es posa en el llapis a la cantonada superior dreta.

Full de testimoni

Està fet d'acord amb l'ordre. Conté les paraules i números:

1. Nombre de fulls amb numeració.
2. El nombre de pàgines d'inventari intern.

El full-Testimoni també estipula numeració d'especificitat. En particular, per determinar si hi ha índexs, codis que falten, números de pàgina amb lletres amb fotografies enganxats, pàgines de gran format, i així successivament. A més, en el full d'indicar la presència de fullets d'impressió a la carpeta, si no han estat marcats en la numeració principal. Full testimoni VISED compilador. Els canvis posteriors en l'estat i la composició de les carpetes han de ser marcats en ell amb referència als actes pertinents. No està permès fer full de testimoni a la portada d'una carpeta o un volum de negocis net de l'última pàgina del document en el mateix.

inventari intern

Està format per la informació d'emmagatzematge i comptabilitat moment dels fets (més de 10 anys) i el contingut continu. inventari intern com compilat per a les empreses creades per varietats de documents, títols dels quals el contingut no van ser revelats. El formulari ha de presentar dades sobre els números de sèrie d'atacs en els índexs de carpetes, títols, dates i números de pàgina.

Per l'inventari intern de registre de resum adjunt. S'afirma en xifres i en paraules el nombre de documents inclosos en el mateix, així com el nombre de fulls que el componen. Fa seva compilador de l'inventari intern. Si una carpeta està unit, o amb grapes sense forma, la llista compilada està unit a la part interior de la coberta frontal.

Els canvis en la composició dels materials han de reflectir-se en la carpeta "Notes". Específicament, es refereix a l'eliminació, la substitució de còpies en paper, incloent documents addicionals en una carpeta. Alhora sufocar les referències als actes pertinents. Si cal, pot estar format per la nova entrada al full de resum d'inventari intern, així com la inscripció de presenciar carpeta.