Acta de la reunió: elaborem correctament

El registre de la reunió és un document que reflecteix la informació sobre els temes tractats i les decisions preses en la reunió. Es refereix a la documentació organitzativa i administrativa. La informació serà inscrita en el acta pel secretari de la reunió o per una altra persona autoritzada sobre la base de dictafon o enregistrament manual. Abans de la reunió, cal preparar tots els documents necessaris: l'ordre del dia, la llista de participants, els textos dels discursos, així com esborranys de possibles solucions.

L'acta de la reunió de la comissió o d'una altra autoritat es pot emetre de forma completa o breu. Aquest últim no inclou el curs de debat sobre els problemes que es resolen i soluciona només les decisions preses.

El protocol en la seva forma completa sol incloure dues parts: introductòria i bàsica. L'obertura conté els noms (així com les inicials) del president, el secretari i els participants a la reunió, així com les persones presents. Si el nombre d'assistents és superior a 15, es fa referència a la llista completa obligatòria de noms. Si està relacionat amb diferents autoritats, s'indica per a cada lloc i lloc de treball.

A més, la part introductòria ha d'indicar necessàriament l'ordre del dia, enumerant els temes en ordre d'importància i indicant el nom del ponent per a cada tema.

L'acta de la reunió en la seva part principal consta de seccions d'acord amb l'ordre del dia. El text de cadascun dels elements, per regla general, es construeix d'acord amb un esquema curt:

- Escolten: Nom.

- Resolt (o decidit): Nom.

El resum de cada afirmació es registra en el text del protocol o s'adjunta com un material separat (amb una nota en el text del protocol amb l'enllaç corresponent). En el cas de la votació, es donen els resultats. La decisió adoptada per a cada element s'ha d'incloure en el protocol.

L'acta de la reunió ha de ser signada pel president, així com pel secretari de la reunió. La data de la reunió o reunió es considera la data del protocol. Cada protocol es lliura un número de seqüència per separat per al grup de protocol corresponent, si cal amb un codi alfabètic. La numeració es realitza durant l'any en creixement.

Les actes de la reunió del Consell d'Administració tenen les seves pròpies peculiaritats. Els requisits generals d'aquest document estan inclosos en el text de la Llei federal "sobre societats anònimes" (article 66). A més, en el cas que el consell d'administració decideixi emetre accions (valors) en una reunió, a continuació, d'acord amb les normes per a l'emissió de valors aprovats a la Federació de Rússia, l'acta d'aquesta reunió hauria de reflectir els resultats d'un vot rodat de tots els membres del consell. Aquest és el principal requisit regulador del protocol.

A la pràctica, el disseny d'aquests protocols pot variar molt en la forma en què es compilen i el grau de detall. Alguns protocols corresponen a la transcripció detallada de la reunió amb la reflexió de totes les rèpliques i preguntes formulades. El requisit d'aquest protocol sol fixar-se en la disposició del consell d'administració.

L'altre extrem és el registre extremadament breu de la reunió, que inclou només informació sobre la composició dels participants, l'ordre del dia, la formulació de les preguntes plantejades i les decisions preses.

L'opció òptima sol ser alguna cosa mitjana. S'estableix un protocol excessivament detallat, per regla general, sobre la base d'enregistraments d'àudio de la reunió. Quan es desxifra, pot haver-hi imprecisions que distorsionin el significat dels problemes que es resolguin. A més, no s'ha d'oblidar que qualsevol accionista té dret a estar familiaritzat amb l'acta de la reunió. Quan es tracta de temes comercials, un protocol detallat pot registrar molta informació que és un secret comercial.

D'altra banda, l'excesiva brevetat del protocol pot portar als accionistes ordinaris a la idea d'un enfocament formal i una eficàcia insuficient del treball del consell d'administració. És desitjable que cada pregunta indiqui els iniciadors i participants de la discussió, la notació del discurs, l'essència i els autors de les preguntes que es formulen. Aquest enfocament, entre altres coses, permet avaluar de manera més eficaç la contribució de cada participant.