Als requisits d'espai d'arxiu. Les regles bàsiques de les organitzacions d'Arxius

L'arxiu pot estar en la forma d'una unitat de construcció separada d'una organització o sigui una part integral de la vida d'oficina. Això depèn del volum d'un document existent.

Com organitzar-la

La creació d'un arxiu de qualsevol empresa o organització requereix un conjunt de mesures específiques:

1. Cal seleccionar l'espai d'emmagatzematge adequat per a l'emmagatzematge de documents i equipar-la adequadament.
2. S'ha de tenir cura per crear condicions que compleixin amb la norma.
3. Cal equipar-lo amb el punt de vista tècnic - per comprar i instal·lar l'equip necessari per a l'arxiu.
4. El repositori està obligat a ser organitzada procediment per a l'organització de l'arxiu de tots els documents necessaris.
5. Ha de ser desenvolupat i aprovat pel marc regulador de la unitat.

La implementació d'aquestes mesures garanteix la seguretat dels documents d'arxiu i mantenir-los en l'estat requerit.

Que és l'arxiver

I quins són els requisits per als treballadors que es dediquen a l'organització de l'arxiu i posterior emmagatzematge dels documents? Poden ser combinats posicions i el seu cuidador, per exemple, una secretària o recepcionista?

Arxiver - un especialista la tasca és organitzar activitats d'arxiu. Per a la seguretat dels documents confiats a ell, aquest porta tota la responsabilitat. El seu treball no és possible sense passar a una instrucció específica o fins i tot (si cal) de pràctiques a la institució dels Arxius de l'Estat.

Les seves funcions poden ser transferits a un altre empleat que treballa a temps parcial. Típicament, les responsabilitats arxivista s'assignen al treballador individual en el cas on la quantitat dipositada amb la documentació és prou gran. A les grans organitzacions, la dotació de personal un post a part per a aquest propòsit. En aquest cas, però, es compon generalment d'una descripció del treball que especifica els tipus de treball encomanat a l'arxiver, així com els seus drets i obligacions.

El més important - el procediment

Casos transmesos organització de l'arxiu d'acord a gràfics desenvolupats especialment. El seu dibuix ha de ser acordat amb els responsables de cada un dels departaments, que transmetrà els documents i aprovats per l'arxiver. Atès que els documents de treball a l'arxiu no només s'emmagatzemen, però també s'utilitza de tant en tant, els estatuts del seu problema (si és aplicable) presentat sol·licituds en la seva organització, així com les parts interessades externes.

El lliurament dels documents que se celebra a certs llibres de registre. existeixen requeriments, ordres, actua sobre la transferència de casos a la utilització temporal dels procediments de tercers per al procés de registre (entre d'altres Aquests poden incloure l'oficina del fiscal i judicial). documents emesos fins per un mes dels seus propis empleats, i fins a tres mesos - els representants de les estructures del partit.

Les regles bàsiques de les organitzacions d'Arxius

Fets d'arxiu, així com qualsevol unitat estructural sobre la base de disposicions especials, aprovats per la direcció. Els empleats de la mateixa en el seu treball s'adhereixen a les seves pròpies descripcions de treball. Les disposicions adoptades per l'empresa, s'estableixen les regles bàsiques dels arxius (l'estat de la mesura funcional dels drets i responsabilitats i la composició de la documentació requerida). Per les seves funcions bàsiques inclouen:

1. Complementar l'arxiu de documents, la composició apareix en una secció separada del Reglament.
2. Mantingui un registre dels materials i mantenir-los segurs.
3. Per al desenvolupament dels documents disponibles per a trobar ajuda.
4. Li permet utilitzar el procediment emmagatzemat en el material d'arxiu.

Si la seva organització té documents que poden ser rellevants per al fons de l'arxiu de la Federació Russa, a continuació, preparar i presentar per a l'emmagatzematge permanent en l'estat d'emmagatzematge és un dels problemes externs de la unitat estructural.

seva funcionalitat

funció d'arxiu derivar sistemàticament de les seves tasques. Els principals són els següents:

1. Mantenir llistes de les seves pròpies fonts d'adquisició, és a dir, organitzacions o unitats de negoci.
2. Presa dels d'una manera ordenada els documents per a la seva custòdia.
3. Tenir en compte els materials i garantir la seva seguretat completa.
4. Formar i mantenir un sistema d'ajuda en línia, en relació amb els documents d'arxiu.
5. Conducta d'informació de gestió de serveis i totes les unitats estructurals de l'organització.
6. Organitzar l'expedició i utilització de la documentació d'acord amb les necessitats dels individus i altres organitzacions, per considerar i analitzar el procés d'ús.
7. Preparar els estats i les respostes oficials als ciutadans sol·licita la naturalesa social i legal.
8. Dur a terme activitats en l'examen del valor d'un document, organitzar, transferència de procediments amb vista a la seva emmagatzematge permanent a l'arxiu municipal o estatal (en el cas en què l'organització és una de les fonts anteriors d'adquisició d'arxius).
9. Comprovar l'exactitud dels arxius de formació i d'arxiu en l'adquisició de les fonts - tant en les seves pròpies unitats estructurals i altres organitzacions.
10. Per organitzar el treball en mantenir la nomenclatura empresa.
11. Proporcionar assistència pràctica i metodològica amb la documentació de cada subdivisió estructural.
12. Participar en el desenvolupament dels arxius i registres.
13. Per participar en els esdeveniments que es realitzen amb el propòsit de capacitar els arxivers i els empleats en llocs relacionats amb la gestió de documents.

on col·locar

Considerem ara el que hi és per als requisits d'espai d'arxiu. El més important del que s'ha de considerar, - per col·locar-ho en qualsevol cas, no es permet en els edificis dels antics edificis de caràcter dels edificis de fusta, que pot ser crua, no només l'habitació principal, però àtics amb soterranis, així com en edificis, tenen calefacció estufa.

Si la mateixa estructura que en el seu conjunt està adaptat per a l'emmagatzematge de documents en paper, a continuació, un arxiu significa necessàriament una habitació aïllada.

Si la seva organització en un futur proper planeja establir el seu propi arxiu, aquí es té l'oportunitat de familiaritzar-se amb la llista de requisits que s'han de considerar en el procés de preparació. Així que, quins són els principals requisits a la sala d'arxius, la missió - per emmagatzemar acuradament i amb seguretat tota la documentació necessària?

La llista del que es requereix per posar a disposició

1. Arxiu.
2. L'habitació està dissenyada per a la recepció de documents, emmagatzematge temporal i aclimatació.
3. L'habitació en la qual s'utilitzaran els documents.
4. sala d'operacions (o habitacions) per als empleats.

Quan l'espai no és suficient ...

En el cas que l'espai de la sala d'arxius no permet la possibilitat de segrest sota d'ell diverses sales espai dedicat només s'han de dividir en zones separades per envans. El requisit bàsic, que ha de ser estrictament en aquest cas - aïllats els uns dels altres ubicació d'emmagatzematge de documents i treballar amb ells.

Una habitació separada o un especialment construït i adaptat com un edifici d'emmagatzematge de document utilitzat com una còpia de seguretat, es requereix per a ser retirats dels objectes que porten un risc en termes de la possibilitat d'incendi. Com un exemple es poden esmentar són els aparcaments, garatges i estacions de servei. Als voltants de l'arxiu edifici o local no han de ser objectes que serveixen com a fonts de contaminació de l'aire.

Idealment, els arxius s'han de col·locar sempre en un a part, designat només per aquest edifici construït amb totes les regles i reglaments necessaris. Però, per desgràcia, la realitat està dictant els seus termes, i en la majoria de les organitzacions, els documents s'emmagatzemen en les instal·lacions ja existents, convertida i adaptada per a aquest fi.

Que el dret a parlar

Familiaritzar-se amb els requisits reglamentaris als edificis i dependències d'arxiu. Són els següents:

1. L'edifici, que se suposa que té el futur de l'emmagatzematge es requereix per fer referència al nombre d'administrativa. Està estrictament prohibit col·locar l'arxiu on hi ha serveis de restauració, magatzems d'aliments, botigues de la categoria de substàncies inflamables i agressiu, així com la tecnologia química aplicada rellevant.
2. Exclosos col·locant-ho en una habitació sense calefacció i on no hi hagi complert amb els requisits d'higiene. A la inacceptabilitat de la construcció d'arxius mal estat esmentat anteriorment.
3. És particularment important per complir amb els requisits de foc per a la sala d'arxius. La seva seguretat per a possibles incendis - una de les principals condicions d'emmagatzematge segur de la documentació. Al gener de 2009, el Ministeri de Cultura de Rússia va emetre una ordre Nº 3 va adoptar una sèrie de requisits reglamentaris establerts en les normes especials de seguretat contra incendis del Govern Federació de Rússia i arxius municipals. Quan el dispositiu de les normes d'emmagatzematge de documents requerits per observar sense falta.
4. El disseny de l'edifici és assegurar la impossibilitat d'inundacions. L'habitació està obligat a tenir una sortida d'emergència. En cap cas passarà per ella la canonada principal (aigua-coixinet o gas).

És possible presentar la col·locació al soterrani?

No és la col·locació d'emmagatzematge d'arxius recomanat al soterrani, els pisos superiors o alteracions com ara l'espai de l'àtic.

En situacions d'emergència pot haver excepcions a aquesta regla. Ells són acceptades quan el soterrani sec i amb bona calefacció, equipat amb ventilació mecànica, capaç de proporcionar per una hora o dues triples transpirabilitat. Arxiu per golfes o àtic només és possible a condició que les condicions de temperatura i humitat apropiades.

Un requisit molt important per als espais d'arxius pel que fa al dispositiu cablejat. Està obligat a ser tancat amb endolls hermètics. Cordes d'equip elèctric portàtil s'inclouen amb aïllament de cautxú. no ha de ser col·locat a l'interior o l'emmagatzematge comú de disjuntors sòl.

La no pulverulent seleccionat i materials no corrosius com materials de construcció per a l'acabat dels dipòsits d'arxius. Sistema d'extinció ha d'estar equipat amb mitjans de neutre, segur per als documents. No està permès l'ús del foc a la botiga, inclouen escalfadors o posar objectes estranys.

per resumir

Després de la reducció de l'àrea seleccionada en el compliment de tots els requisits anteriors a la sala d'arxius, prendre una decisió final sobre la idoneïtat o manca d'idoneïtat per a l'ús. Prendre aquesta decisió després de revisar l'estació sanitària i epidemiològica possible i la supervisió d'estat del foc. L'arxiu es pot posar on està prevista solament després del procediment de l'examen detallat.

El seu propòsit - per aclarir la sala de foc i determinar el nivell apropiat, per inspeccionar la durabilitat estructural important, garantir la força de solapament entre els pisos en el càlcul de la càrrega potencial (equips per a l'arxiu i el pes dels documents emmagatzemats), comprovar la disponibilitat i l'estat actual dels sistemes de ventilació i calefacció.

En l'auditoria com a representants de l'organització (en general els empleats de l'arxiu futur), i empleats de tots els serveis pertinents .. - Construcció, incendis, seguretat, etc. Els resultats de l'examen es reflecteixen en la preparació de l'acte final.