Flux de treball a l'empresa. Document del Programa de gestió i manteniment de registres

L'automatització de la circulació de documents és una mesura a la qual gairebé totes les empreses modernes recorren. Fins i tot les petites empreses treballen amb una gran quantitat de documents diversos, incloent cartes, pressupostos, factures, contractes i tot tipus de requisits. És per això que pràcticament totes les organitzacions modernes intenten utilitzar aquesta mesura com l'automatització de la circulació de documents, que assegura la integritat i la seguretat de les dades, la conveniència de buscar i emmagatzemar diverses informacions, així com la màxima optimització del temps necessari per a la seva harmonització.

Per què és necessari?

Pràcticament en qualsevol empresa, els empleats passen molt de temps a trobar la informació que necessiten, i les estadístiques parlen de manera elocuente que es necessita la meitat del temps per fer-ho. També passa que heu de tornar a crear de nou en comptes de tornar a aplicar alguns documents que existeixen "en algun lloc". Bastant estàndard és la situació en què el text original de qualsevol contracte és amb un advocat a l'ordinador, i les entrades comptables dels valors que acompanyen l'execució dels contractes es realitzen en el sistema comptable, els comptes i certificats es mantenen al departament financer en paper i la correspondència relativa a contractes Les obres estan a les bústies dels empleats. Aquesta "expansió" d'informació és extremadament perjudicial per a la seguretat, la integritat i la coherència; en aquestes situacions, l'automatització del flux de treball es fa urgent.

A causa de la introducció de sistemes d'informació especialitzats, la majoria dels problemes es resolen. Per exemple, alguns sistemes de pressupostos ofereixen l'oportunitat de crear un sistema de pressupostos interrelacionats amb la posterior formació i emmagatzematge de diferents versions d'aquests documents, així com indicar els seus estats. Així, el problema de la circulació del document pressupostari es resol parcialment mitjançant l'ús d'aquests sistemes.

No obstant això, no oblideu que les bases pressupostàries modernes, així com els sistemes de comptabilitat i ERP en la majoria dels casos funcionen amb informació estructurada, és a dir, dades que es poden crear i emmagatzemar en forma de taula. Segons la majoria dels experts, només es dóna el 20% de les dades totals de qualsevol negoci modern d'informació estructurada, mentre que la resta inclou correspondència electrònica, textos de documents, diversos protocols de negociacions i reunions, imatges, etc. Molt sovint, sense realitzar un estudi d'informació no estructurada, simplement no hi ha manera de realitzar una avaluació normal del context, en què ja existeix una estructura. L'emmagatzematge, la recollida i el posterior processament d'aquestes dades es garanteix mitjançant l'ús de mesures com l'automatització del flux de treball o els sistemes de gestió del contingut informatiu de la companyia.

Què és?

Amb l'ajuda del sistema de gestió de documents electrònics, es garanteix que qualsevol interacció entre empleats d'una organització s'organitzi sobre la base dels documents proporcionats. De nou, a l'1C, la gestió de documents proporciona la creació de documents, la possibilitat de moure-los per l'organització i també conserva el control sobre l'execució de documents i processos descrits amb la seva ajuda. D'aquesta manera, la gestió de documents electrònics proporciona a l'empresa una gran quantitat d'avantatges, traduint el seu treball a un nivell pràcticament nou.

Cada document separat d'aquest sistema electrònic es distingeix per la presència d'un conjunt complet de requisits que el caracteritzen inequívocament (sovint es denomina targetes per cartes). La targeta pot contenir diversos tipus d'informació, incloent el tipus de document, la data de formació i els canvis, el nom de l'autor, la ubicació de l'emmagatzematge i molt més. En el futur, el sistema de gestió de documents proporcionarà l'emmagatzematge i recuperació de la documentació requerida d'acord amb els requisits especificats en aquesta targeta.

Característiques

La gestió de documents electrònics proporciona a les organitzacions no només molts avantatges, sinó que també obre moltes noves oportunitats, que també són importants.

Gestió centralitzada

Independentment de la gran quantitat d'una empresa en particular, el sistema de gestió de documents permet canviar ràpidament les formes de documents que circulen per ella. Per exemple, per canviar la forma d'una aplicació per a qualsevol despesa en diferents centres de responsabilitat, n'hi ha prou amb fer certes correccions a la plantilla de l'aplicació que ja està emmagatzemada al sistema. Després d'això, els empleats que omplen aquestes aplicacions ja no podran utilitzar la documentació de la forma obsoleta, ja que l'aplicació es completa i es transmet a través d'aquest sistema.

Suport del cicle de vida de la documentació

Cada document que es lliurarà i es processarà en qualsevol empresa, necessàriament passa diverses etapes establertes. Per exemple, si es tracta d'un pressupost corporatiu, primer s'ha de redactar i, després, aprovar-lo i aplicar-lo en un moment determinat. Després d'això, diversos indicadors reals i previstos d'aquest pressupost s'analitzen acuradament i s'envien a l'arxiu. A l'1C, la circulació de documents proporciona un control estricte del cicle de vida de la documentació, tenint en compte els requisits bàsics de l'entorn corporatiu, així com les diverses normes legals i estàndards de la indústria de l'empresa.

Treball en equip

El sistema de gestió de documents electrònics proporciona una organització molt més fàcil del treball en equip en els documents, i pot incloure especialistes que es troben en diferents oficines o fins i tot en diferents ciutats.

El sistema emmagatzema una quantitat prou gran de versions d'un document i, a més de l'edició directa, permeten anotar les dades, és a dir, afegir certes observacions i notes sense afectar la informació bàsica que hauria de transmetre.

Confidencialitat

Una característica bastant important d'aquests sistemes és que en el mateix 1C es pot signar la circulació de documents mitjançant una signatura electrònica especial amb xifrat posterior. Gràcies a això, si és necessari, no només podeu confirmar l'autenticitat d'aquesta o aquella informació, sinó també determinar de manera exclusiva l'autor, així com aconseguir la màxima seguretat efectiva d'emmagatzemar diverses dades.

Encaminament

Si el sistema de gestió de documents electrònics no està disponible, en aquest cas, l'empleat que participi en la creació de determinats valors necessàriament ha d'entendre qui té la millor posició per transferir aquests documents. La gestió de documents electrònics a l'empresa permet transferir dades automàticament a la persona adequada.

L'enrutament és lliure i difícil. Lliure permet la possibilitat d'enviar documents a qualsevol destinatari, depenent de la necessitat, mentre que el dur preveu la regulació més precisa, però en casos especials, l'acció dels documents instal·lats al sistema de normes de trànsit es pot suspendre lleugerament (per exemple, si cal enviar els documents inicials per a una revisió A algun especialista extern).

Control d'accés

Hi ha diverses opcions per diferenciar els poders de diversos empleats de l'empresa en termes de gestió de documents. D'aquesta manera, les eines modernes d'automatització de flux de treball permeten donar a la persona un control total de les dades, limitar la capacitat d'edició o fins i tot permetre veure o anotar alguns fitxers. Això simplifica enormement el treball amb diverses dades, i, sobretot, es fa molt més segur.

Integració

Per assegurar la màxima integritat d'informació que es distribueix dins d'una determinada empresa, la gestió de documents electrònics a l'empresa ofereix la integració del sistema establert amb altres: financers, de producció, analítics, etc. A causa d'aquestes possibilitats d'integració, els moderns sistemes de gestió de documents solen utilitzar-se com a tipus d'enllaç entre diversos tipus de programari.

Els documents de tots els sistemes lògicament connectats amb aquesta informació solen anomenar-se context. Pot incloure els continguts de paper o correspondència electrònica, faxos, documents de pagament, actes d'esdeveniments, enregistraments de vídeo o àudio i moltes altres dades. El context del document es pot afegir automàticament o automatitzar aquest procés depenent de les preferències i necessitats del manual.

Per exemple, el modern sistema d'automatització de gestió de documents en el procés de formació i posteriors canvis en els pressupostos permet utilitzar una sèrie d'altres informacions contextuals:

• Tot tipus d'investigacions de màrqueting del mercat, incloent-hi no només els propis, sinó també aquells que es van obtenir de fonts externes;
• Diversos contractes amb contrapartides (compradors o proveïdors);
• Documentació normativa i de referència especial;
• Documentació addicional que reflecteixi qualsevol limitació o suposició (per exemple, inflació, tipus de canvi i altres dades);
• Acta de reunions mantingudes per discutir qualsevol versió del pressupost, així com incloure tot tipus de comentaris i comentaris de treball dels participants en el procés (sovint aquests documents s'envien entre tots els empleats per correu electrònic i s'emmagatzemen separadament dels fitxers amb informació pressupostària).

L'usuari que treballa amb el pressupost, en qualsevol moment, si és necessari, pot examinar qualsevol dels documents anteriors, ja que les modernes tecnologies d'automatització de flux de treball li permeten fer-ho sense cap cerca prolongada.

Quins sistemes fem servir?

Una de les solucions de programari més habituals que es poden trobar a les empreses russes és la combinació de les utilitats Microsoft Outlook juntament amb Microsoft Exchange Server. La primera aplicació s'instal·la bàsicament en gairebé tots els equips, mentre que Exchange Server sol utilitzar-se per ser usat com a servidor de correu electrònic. Tot i que a les empreses on la implementació de la circulació de documents electrònics s'ha realitzat durant un temps relativament llarg, aquests programes només s'utilitzen com a plataforma per treballar amb el correu electrònic, després d'alguns entorns centralitzats, fins i tot aquest programari es pot utilitzar com un mitjà bastant funcional d'automatitzar el flux de treball per a pràcticament qualsevol organització. .

En aquest moment, el mercat rus s'omple de desenes de sistemes diferents, a través dels quals es garanteix l'automatització de la gestió documental, i aquest suport no només és ofert per desenvolupadors occidentals sinó també per desenvolupadors nacionals. Fins i tot Microsoft, a més dels programes anteriors, ofereix més eines com Content Management Server o SharePoint Portal Server.

El més potent entre tots els sistemes existents es considera Documentum, però bàsicament només les grans empreses utilitzen aquest procés d'automatització. La circulació de documents d'algunes empreses està automatitzada a causa del paquet de programari Lotus Notes, però molts el consideren una mena de "dissenyador per a programadors", ja que és bastant difícil crear un sistema de ple dret en la seva base.

Quines són les diferències entre els sistemes russos i occidentals?

Si parlem de les principals diferències entre utilitats nacionals i estrangeres, consisteixen en la escalabilitat disponible. Per exemple, si els sistemes de desenvolupadors occidentals poden funcionar en pràcticament qualsevol sistema operatiu, els domèstics es desenvolupen principalment per només un d'ells i, naturalment, sovint és Windows. Els sistemes occidentals estan configurats per utilitzar qualsevol SGBD. Aquestes limitacions dels sistemes russos poden complicar enormement la possibilitat de construir solucions integrades multiplataforma.

Pel que fa a la funcionalitat, la principal diferència rau en el fet que a l'automatització occidental de la producció de documents i el flux de treball es duen a terme diversos programes que es poden produir sota una sola marca, però que al mateix temps es destina a diferents finalitats. Per exemple, Documentum ofereix diversos productes separats que s'utilitzen per a l'automatització total, així com la integració amb sistemes ERP, suport per al disseny i el flux de treball, etc. La majoria de programari desenvolupat a Rússia té per objecte resoldre un problema específic.

També val la pena destacar que la principal diferència rau en l'enfocament d'ambdues parts al que és el sistema d'automatització del flux de treball. Els sistemes occidentals tenen com a finalitat garantir la total automatització i el suport posterior de diversos processos empresarials d'extrem a extrem que es produeixen dins de l'organització, mentre que la majoria dels programes domèstics automatitzen només certes funcions.

El cost dels sistemes occidentals oscil·la aproximadament de $ 400 a $ 1,000 per cada lloc de treball, sense incloure els costos d'implementació, programes i equips necessaris per assegurar un flux de treball electrònic normal. La pròpia implementació sovint costa aproximadament la meitat del cost normal de les llicències, ja que la majoria dels programes d'automatització del flux de treball s'implementen amb diferents accions, però en algunes situacions el preu és un ordre de magnitud major. Un dels més difícils és sempre el projecte d'automatització de documentació financera, ja que per a aquests projectes el preu d'implementació és aproximadament 2-3 vegades superior al cost de les llicències.

Els programes nacionals es venen a un preu de 200-600 dòlars per a cada lloc de treball, i a més, es té en compte el cost dels programes addicionals i dels diferents equips. En definitiva, el càlcul del cost comparatiu es realitza de la mateixa manera que en els sistemes occidentals.

Característiques

En la majoria predominant, els processos relacionats amb l'harmonització de documents, per exemple, el procés de compilació inicial i la posterior implementació dels pressupostos, són prioritats per a l'automatització. Tanmateix, molts equips utilitzen l'automatització d'oficines i la gestió de documents, és a dir, amb els procediments per registrar la documentació de sortida i de sortida.

La introducció del sistema electrònic no difereix, en principi, de la implementació de cap altre sistema automatitzat, per la qual cosa val la pena ressaltar els trets distintius d'aquest projecte.

Creació d'emmagatzematge corporatiu

La introducció d'un sistema d'automatització de gestió de documents en qualsevol cas preveu la creació d'un repositori corporatiu en el qual es guardarà tota la documentació. L'estructura lògica d'aquest dipòsit, el desenvolupament i la implementació de la política de seguretat, així com la jerarquia de l'emmagatzematge de documents, requereixen una atenció màxima i s'han de dur a terme en una fase inicial del projecte.

Cal tenir en compte que la funció d'emmagatzematge pot ser desplegat en l'inici del disseny, de manera que en una primera etapa es pot fer per moure tots els documents dels llocs d'emmagatzematge actuals en un únic repositori corporatiu. Com a resultat, els usuaris poden familiaritzar-se amb qualsevol de les principals funcions del sistema, i al mateix temps dominar i la seva aplicació. Accelerar l'adaptació dels empleats per implementar sistemes poden ser a través de l'ús de les funcions de servei com ara alertes sobre els canvis en la documentació, l'aparició de nous documents, etc.

Per tant, el flux de treball necessari per a qualsevol empresa moderna que busca desenvolupar i millorar les seves operacions.