Sistema de Gestió de Documents Electrònics (EDMS) que aquestes característiques i recomanacions

Fins fa alguns anys sobre el sistema de gestió de documents electrònics es denomina un futur brillant. Avui en dia, que són àmpliament utilitzats en les empreses privades i públiques. Però el més important, que la demanda està creixent en el SED. Què és un sistema electrònic de gestió de documents i com funciona, consideri l'exemple del sistema rus actual.

prerequisits

Per entendre millor com funciona el programa d'EDS, cal considerar els conceptes bàsics i objectius. Són factors clau que determinen l'elecció d'un sistema o un altre.

Si l'organització pot operar en un control formal, la necessitat en el document no. Amb l'adveniment dels processos de negoci hi ha una necessitat d'un mecanisme de control amb l'ajuda dels documents sol·licitats. Si no fa transaccions en temps i forma, van a començar a construir i perdre.

D'altra banda, un suport de paper, un règim especial d'emmagatzematge d'arxius al servidor. Però funciona per molt temps. Amb l'augment dels volums de la creixent demanda d'emmagatzematge d'informació i sincronització.

Hi ha un dilema: si va a utilitzar per emmagatzemar paper vell o SED. El que és important es pot obtenir a través del sistema electrònic? Millorar l'eficiència de l'organització.

efecte econòmic

L'eficiència operativa pot augmentar de dues maneres: reduir les despeses o augmentar els resultats. documents DMS poden assolir dos objectius alhora. És a dir, la introducció del sistema permet una organització per gastar menys, però guanyar més.

La reducció de costos es porta a terme mitjançant la reducció dels costos de paper, durada de l'administració, accelerar l'intercanvi d'informació, canvis en la cultura corporativa.

Per avaluar l'efectivitat de les quals ofereix el programa d'EDS, cal calcular el cost de la feina en el disseny dels documents en paper. empreses de consultoria estimats, aquestes operacions ocupen el 20% de possessió. El sistema de la burocràcia russa, es necessita encara més que això - 60% del temps. La introducció de la SED reduir aquests costos almenys 10 vegades.

treballs d'oficina i gestió de documents

Aquests dos termes estan relacionats. Paperassa - un terme que es refereix a un conjunt formal de regles per treballar amb documents. Algun sistema EDS es pot ajustar segons les regles de l'oficina, però hi ha aquells sistemes sobre la base dels quals ja s'ha format la paperassa.

El document és la unitat d'emmagatzematge d'informació a EDS. Flux de treball es genera a partir d'una varietat de fonts: altres sistemes, aplicacions, correu electrònic, sinó que abans de res - des de paper escanejat. Per tant, els escàners i altres equips són una part integral de la SED. El sistema emmagatzema tots els documents és la seva història, es preveu l'organització del moviment, porta amb si els processos de negoci.

En aquesta base és la decisió, l'ordre i l'ordre d'EDS. A través d'ells, i per la gestió de l'organització. Qualsevol document subministrat amb la "ajuda". Establir els camps del formulari depèn del tipus de document. La informació del sistema s'emmagatzema en una base de dades per a cada camp de la targeta.

Les funcions i tasques de la SED

programa de gestió de documents està dissenyat per a resoldre aquests problemes:

• sistematització de treball amb documents.
• creació de documents a partir de plantilles, emmagatzematge de registre;
• l'automatització de la comptabilitat;
• classificació de documents.

Anem a examinar de prop la funció SED. programari de gestió de documents s'utilitza per a:

• crear targetes.
• formació del text del document;
• l'emmagatzematge de dades en format PDF o MS Word format;
• els drets d'accés d'usuari de control;
• creació de rutes;
• documents de control de trànsit;
• enviar notificacions, recordatoris;
• registre, llibres de referència, classificadors;
• formació d'instruccions;
• Cercar i signatura de documents;
• informes de generació.

Per les característiques de tot el sistema incloure:

• treball a distància amb els documents;
• Utilitzeu la base de dades per emmagatzemar dades;
• treball simultani amb EDS;
• la seguretat a través de certificats, codis de barres, i personalitzat.

Avantatges i desavantatges

La transició a EDS té més avantatges que desavantatges. No obstant això, el projecte ben organitzat pot destruir tots els avantatges de l'automatització. Fites d'implementació EDMS han de ser assolibles. Els beneficis inclouen:

• emmagatzematge estructurat centralitzada d'informació;
• el mateix enfocament per a la creació i processament de documents;
• l'ús de plantilles;
• buscar;
• Accés auditoria.

El desavantatge és els alts costos inicials i de treball acurat formació dels usuaris.

els processos de gestió de documents

El document electrònic EDMS passa a través d'una sèrie d'etapes, en el curs de la qual els documents són assignats a certes propietats. El processament es porta a terme tant de forma manual i automàtica. En el segon joc de caixes de:

• les condicions de la transició entre les etapes;
• separació de la ruta;
• cicles de processament;
• Executar Sub, temporitzadors, procediments de processament;
• funcions d'usuari definits.

Tipus de tractaments:

• Crear un document.
• Edició.
• El canvi de nom.
• En moviment.
• Estalvi.
• Indexació.
• Esborrat.

EDS en els costos

flux de treball complet no pot funcionar sense un servidor de llicències, una personalització completa i la formació de tots els usuaris. Cada un d'aquests elements requereix un gran desemborsament de diners en efectiu. A més, no cal oblidar-se de la integració d'EDS amb altres sistemes, bases de dades i l'actualització de programari, suport tècnic i altres serveis de consultoria per donar suport els costos.

Implementació de SED

L'execució del projecte pot trigar diversos mesos. El procés depèn de la quantitat de processos documentals i de les capacitats financeres, institucionals i de recursos. Aplicació es porta a terme en aquest algoritme:

• creació d'un grup de treball, la determinació del cap;
• definició de les metes i objectius;
• inspecció dels processos de documentació existents;
• desenvolupament d'especificacions tècniques;
• elecció d'EDS;
• conclusió d'un acord sobre l'aplicació de l'EDS;
• desenvolupament i aprovació de normes de treball;
• comprovar l'ompliment inicial de directoris;
• prova preliminar EDS;
• la formació del personal;
• Prova de l'aplicació de l'EDS;
• anàlisi dels resultats de l'operació de prova;
• correcció d'errors;
• la plena aplicació de la SED.

introducció de l'error

Particular, s'ha de prestar atenció a aquells processos que requereixen la presència d'un document en paper. El principal error - és la duplicació d'un document en paper per mitjans electrònics. Això complica la feina i fa que les actituds negatives a l'automatització. Per a l'execució d'una obra de doble ningú paga. Necessitem construir processos automatitzats sense duplicació. El segon error - la manca de preparació del personal. Molt sovint, els nous processos són percebuts amb hostilitat. Per tant, hem d'explicar als empleats per què s'introdueix set, pel que va ser deliberadament per al procés de formació.

La tecnologia d'emmagatzematge de documents

El document electrònic EDS inclou atributs, sobre la base que es busca, la classificació i agrupació dels informes de la construcció. De vegades es crea un document a partir d'una plantilla, de vegades - mitjançant la transferència de les dades de la base de dades. Els atributs s'emmagatzemen en taules. El mateix arxiu es col·loca a la carpeta d'emmagatzematge, la informació d'ella - en el directori de base de dades. L'accés a les dades s'obté únicament als usuaris del sistema EDMS.

Què és una exploració del corrent?

El flux de processament de documents, seguida de la col·locació de les mostres a l'arxiu a terme utilitzant escàners. Durant el procés de digitalització pot crear automàticament un codi de barres en el document i el seu registre a la base de dades i després centrar-se en una ruta determinada.

OCR

Aquest sistema de gestió de documents electrònics DMS converteix una imatge electrònica del document en el format de les fotografies JPEG o format de text. S'utilitza un programari especial com una aplicació independent o integrada en ESCOM.BPM SED. Quin és ESCOM.BPM? Aquest reconeixement dels documents del programa, escrites a diferents fonts. Cal assenyalar, però, que les aplicacions independents tenen més característiques i fins i tot reconèixer text escrit a mà.

Codis de barres

Aquesta tecnologia ofereix un conjunt de procediments per a l'establiment i aplicació de codis de barres gràfic al document. Un codi de barres únic és generat mitjançant el servidor del sistema. Es preveu la identificació del document, la seva ràpida cerca a la base dels punts de distribució i emmagatzematge. Quan es registra un document s'imprimeix en l'etiqueta del codi de barres corresponent a l'identificador de targetes electròniques. Ell està enganxat a la versió en paper del document.

EDS

La signatura digital permet verificar l'exactitud dels documents i dades de la immutabilitat. La signatura es realitza usant el programari i claus criptogràfiques - certificat. Aquest últim és un arxiu en un format especial que es regenera en el centre d'expedició de la llicència. Per garantir la seguretat de la informació ha de ser emmagatzemada certificat en una targeta intel·ligent o la tecla I-simbòlic. Estan protegits per un codi PIN. Si s'introdueix un PIN incorrecte diverses vegades, el certificat es bloqueja automàticament.

De text complet i recerca d'atributs

recerca d'atributs es realitza utilitzant una forma especial de diversos valors del camp targetes. Per exemple, el criteri de "Contrapart" proporciona dades de recerca en el camp "receptor" o "remitent". El sistema compara els criteris introduïts per les dades de les targetes i emmagatzema el resultat en aquestes cartes, que han estat coincidència. La recerca es realitza tenint en compte les coincidències exactes o parcials.

recerca de text complet es porta a terme d'acord amb les dades del document, incloent formes de la paraula a través de les bases de dades eines integrades, com ara MS SQL SERVER, ORACLE. Per als arxius de cerca completes s'han d'incorporar a la base de dades en format de document (doc), taules (XLS), presentacions, informes.