La carta de l'administració (mostra)

La carta de la gerència - un document que és una part integral de la comunicació empresarial. Molt sovint es transmet per correu i serveix l'intercanvi d'informació d'una manera especial.

conceptes bàsics

Es necessita la correspondència comercial per fer front a diverses qüestions econòmiques i de producció. Amb la seva ajuda les empreses i organitzacions es comuniquen amb l'ambient extern: socis, clients o agències governamentals. En general s'utilitza per a aquesta carta a l'administració.

Es coneix generalment com un document escrit, que pot ser:

• resposta als missatges o peticions rebudes anteriorment;
• document d'acompanyament guiat enviat juntament amb altres instruments o materials;
• carta d'iniciativa en el cas en que l'altre manera de comunicació no és possible.

Cadascuna d'aquestes opcions té les seves pròpies característiques. No obstant això, hi ha normes comunes, segons el qual en general es fa cap carta oficial. Això és comprensible, ja que és una correspondència de negocis, per exemple, sovint comença la conclusió de la majoria de les transaccions. Un document ben format pot crear en el destí d'una impressió favorable en els futurs socis potencials.

Tipus de cartes comercials

En funció de la informació que conté la carta oficial, que pot ser:

1. Cobrint. En el cas que conté el missatge que a ell no hi ha un conjunt d'aplicacions.
2. Reclamacions. És a dir, que expressa el seu descontentament amb una situació particular (reivindicació).
3. Orientació. certes indicacions es donen en el text.
4. Garantia. El remitent confirma el compliment de les futures obligacions establertes en el document.
5. Informació. La carta conté informació que pugui ser d'interès per al destinatari.
6. Publicitat. Es proporciona informació per atraure la cooperació.
7. Carta de notificació. Per obtenir informació sobre els esdeveniments públics.
8. Carta de confirmació. Es pren nota del fet d'aconseguir uns o altres documents o materials.
9. Carta de sol·licitud. El text conté una crida als incentius del receptor a l'acció.
10. Lletra del missatge. Proporciona la informació específica remitent d'interès mutu per a les parts.

El propòsit d'aquests documents és l'enllaç entre les organitzacions o departaments.

Compilació de la carta de reclam

En matèria de cooperació de vegades hi ha situacions en què una de les parts, per les raons que siguin, no compleix les seves obligacions. En aquest cas, el primer soci envia una carta al seu homòleg. En ell, se sol presentar les seves propostes per a l'eliminació de les violacions dels seus drets legals. Aquesta és la carta oficial. Una mostra d'un document d'aquest tipus, es poden crear de forma arbitrària. En aquest cas, els següents punts han de ser considerats:

1. L'estil d'escriptura ha de ser la comissió de servei amb la instal·lació de l'associació.
2. El fons de la demanda va ser expressat amb molta claredat.
3. Durant la presentació de la informació necessària per operar de manera convincent fets concrets.

A la carta de queixa ha de contenir:

• els detalls del remitent (nom, adreça i números de telèfon de retorn);
• informació completa sobre la destinació;
• descripció de les circumstàncies en les que hi havia una situació de conflicte;
• una referència a les normes legals, que al seu torn es va trencar la contrapart;
• requisits específics per eliminar la violació, el que indica el moment de la seva aplicació;
• conseqüències que poden passar si la part contrària s'aparten de la seva execució.

Particular, s'ha de prestar atenció a la forma en què el servei es compon lletra. La mostra ha de ser desenvolupat de manera que el delinqüent no va percebre com una amenaça. Cal recordar que això és només un recordatori d'exigir el compliment de la llei.

regles de disseny

Particular, s'ha de prestar atenció al disseny de les lletres de gestió. No obstant això, la llei no preveu que les normes i regulacions estrictes.

Tot i això, els següents punts han de ser considerats obligatoris en la preparació d'aquests documents:

1. Qualsevol carta oficial ha de ser escrit en el formulari. Està sent desenvolupat per experts amb antelació a l'oficina i aprovat per una ordre del director.

2. El document ha de contenir certs detalls:

2.1. Informació sobre el destinatari i el remitent.

2.2. Número de referència i data d'aquesta carta. És necessari per al registre.

2.3. Enllaç a la informació similar sobre la carta-petició, si el document és una resposta a aquesta.

2.4. Títol.

2.5. Informació sobre la presència de totes les aplicacions amb els seus noms i números.

2.6. Informació sobre la persona que signa el document (posició i nom).

3. En una carta per ser llegit en una sola pregunta. Tenir múltiples compliquen l'elecció de l'artista.

4. La informació que s'ha d'introduir molt breument, però està clar. És desitjable que el text no més de dues pàgines de presa.

5. El dret a especificar els detalls del beneficiari. Si estem parlant de l'organització, ha de complir amb la següent seqüència:

5.1. Nom de l'empresa (en el cas nominatiu).

5.2. La unitat estructural (si cal).

5.3. destí de posició (en el datiu).

5.4. Les seves inicials.

5.5. L'adreça postal de l'empresa.

6. Si diversos destinataris, primer ha d'especificar el principal, i després tots els altres.

Tenint en compte tots aquests factors, el disseny de les lletres de gestió, en principi, no serà difícil.

L'ordre de presentació

Perquè el document ha estat compilat correctament, ha de tenir en compte l'ordre específic de presentació de la informació en ella. Per exemple, podem considerar l'opció de com escriure una carta oficial de la resposta. En primer lloc cal recordar que, d'acord amb les regles d'etiqueta, cal respondre a la informació dels pocs dies de la seva recepció. Si estem parlant del missatge de correu electrònic, el temps òptim no és més de dues hores. En el cas que s'adhereixin a aquestes normes no és possible, és millor enviar un missatge a la parella.

La carta en si, de fet, constarà de dues parts:

1. Introducció. El remitent estableix el tema, la causa i el fonament de la seva escriptura. Es pot fer referència als reglaments, que per llei són la base per a proporcionar una resposta. A més, s'ha de prestar atenció a alguns punts relatius a aquesta situació. Ells l'ajudaran a revelar l'essència de la qüestió.
2. Resum. Aquesta part es pretén exposar i convincent. El text ha de ser concís, clar i concís, i exposarà els fets - provada i objectiva. Si cal, poden ser confirmades per les xifres reals.

Després d'un text, és generalment seguit per una llista d'aplicacions. Acaba un document signat pel remitent. A més, cal saber com escriure una carta oficial, per tal de no ofendre al destinatari. En primer lloc, la referència al fet que és convenient començar amb la frase "estimat". En segon lloc, pot utilitzar les frases de text participi verbal com "havent examinat acuradament la seva proposta," o "per provar a fons els seus comentaris." Tal adhesió a l'etiqueta només beneficiarà a ambdues parts.

procediment acció

Redacció de cartes oficials és responsabilitat d'oficinistes, secretaris o altres empleats que estan assignats aquestes funcions. Ser acceptat per la feina que han de adherir-se a les accions en la seva seqüència. El procés de tal document passa generalment a través dels següents passos:

1. Un examen acurat de les circumstàncies de l'assumpte. Ha de controlar completament la situació per tal d'avaluar les seves possibles solucions.
2. Elaboració de l'esborrany de la carta. Cal tenir en compte tots els requisits establerts anteriorment.
3. Harmonització del text preparat. A vegades és necessari modificar la llum de les observacions del cap. Ell pot fer alguns aclariments o explicacions sobre el tema.
4. L'aprovació del seu supervisor.
5. La finalització i la signatura del document.
6. cartes de registre.
7. L'enviament de correu al destinatari.

Només després de passar per totes aquestes etapes, la carta va arribar al receptor, serà capaç de complir la seva missió.

reglaments obligatoris

Per posar una carta oficial, s'ha de tenir en compte que la primera pàgina de l'imprès necessàriament en un formulari especial. Per la resta, es pot fer servir llençols nets regulars de A4. Aquí cal recordar que el camp de text molt té els seus límits: superior i inferior són de 2 cm, esquerra - dreta, 3,5 cm - 1 cm. No cal trencar la mida estàndard per ajustar la informació en una sola pàgina. És millor observar totes les regles i simplement afegir una pàgina addicional.

Escrigui el text també ha d'estar d'acord amb les normes:

1. Per imprimir, utilitzeu el tipus de lletra estàndard Times New Roman. Altres opcions millor no s'apliquen.

2. Les mides de font també regulats:

• per al text principal - 14;
• pàgines d'alineació, i una marca de l'actuació - 12.

3. Col·locació dels detalls també realitzats d'acord amb les regles següents:

• espaiat entre les línies - 1;
• alineació del text es fa per "amplada";
• transferències es col·loquen automàticament;
• la distància des de la capçalera per al número de sèrie es 2 espaiat de línia, i d'ella al text principal - 3.

El compliment d'aquestes normes és obligatori per a la correcta execució de les lletres corresponents a la destinació.

detalls de la ubicació

Per tal d'elaborar una carta de negocis estàndard, el que necessita saber exactament on haurien d'anar, els seus detalls i components. Les respostes a aquestes preguntes conté una GOST R 6,30 a 2.003. Es descriu en detall la forma de cartes oficials. De fet, es tracta d'una mostra en què la totalitat de tots els detalls del document es troba en una forma determinada. És necessària per a:

1. Per a unificar el procés de lletres (de negocis) de l'oficina de registre acte.
2. Serà capaç d'avançar centralment els formularis tipus, el que redueix la necessitat de realitzar el treball de forma manual.
3. Facilitar i reduir el temps de recuperació de la informació visual.
4. Ampliar les capacitats de processament de cartes amb l'ajuda d'ordinadors i altres equips.

Així, per carta comercial convencional utilitza 30 dades estàndard, que es troben en àrees obligatòries 11:

• logotip i emblema;
• autor;
• dades inicials;
• capçalera;
• aprovació;
• destinatari;
• resolució;
• text;
• signatures i aplicacions;
• la coordinació i la garantia;
• Marks.

Introduir informació en certs sectors permet als professionals a navegar millor en el document, i els usuaris comuns facilita el procés de la seva preparació.

requisits bàsics

Alguns líders creuen erròniament que la correspondència comercial pot ser duta a terme de manera arbitrària sense seguir les normes i reglaments. Però els experts que s'encarreguen d'això, ha de conèixer els requisits bàsics per a l'ofici:

1. La presència de forma especial (corporativa).
2. L'ús adequat i els detalls de col·locació.
3. El text s'ha de poder llegir i ben editat. Per explicar l'essència de la qüestió és millor donar preferència a les propostes comunes simples. Cal parlar breument a cada paraula porta a un màxim d'informació.
4. Depenent del tipus, el document ha de ser emès en conseqüència. La carta també pot contenir diversos aspectes. En aquest cas, l'exposició cal tractar de combinar-los.
5. L'ús adequat de les normes establertes per a la tipificació.
6. Tractar d'arribar al contingut de la carta no va ser expressions categòriques. El destinatari pot interpretar la frase com una amenaça. En el disseny de propostes d'utilitzar millor les paraules introductòries com "aparentment", "com vostè sap", "possible" i "com".

Aquests requisits són, en la pràctica ajuda a mantenir la gestió de documents a l'empresa.