La gestió de documents - és una baula important a l'oficina

En el marc del document d'entendre les regles per les que van signar solucions anticipades dins de l'empresa o institució des del moment en què arriben a l'emmagatzematge d'arxius. La base d'aquest concepte és la de produir el document, l'examen de la transferència dels òrgans executius, portant a terme els arranjaments per a la implementació, certificació, registre, enviar-per al seu emmagatzematge.

Aquest procés, que té en compte el moviment d'una instància de document amb la velocitat de moviment en aquests casos. La gestió de documents - un procés que ha de ser equilibrat amb les activitats d'informació de l'aparell administratiu, la documentació de cada un de les solucions individuals, l'emmagatzematge de documents nouvinguts.

Un gran nombre de deficiències en la gestió de dispositius connectats acaba amb la mala organització de la circulació dels documents. Per exemple, el procés de circulació document solucions d'administració han d'incloure els tres components necessaris:

• suport informatiu als prenedors de decisions (això inclou informació fiable que confirma l'exactitud de la decisió);
• documentació de solucions (document administratiu);
• control de l'execució (que inclou l'organització de les obres proposades, mètodes de realitzar la tasca, l'observança dels termes i condicions).

Com es pot veure en l'exemple anterior, el document - un col·lecció d'informació, en base al qual es prendrà una decisió va emetre una condició; preparació de solucions, incloent l'edició, la coordinació, la preparació fins a la seva aprovació. Tots aquests passos requereixen el moviment d'un document, no només entre les subdivisions estructurals de l'empresa, sinó també entre els artistes, que van des dels tècnics, experts, acabant amb els líders. La conclusió d'aquest exemple és que com més gran sigui la velocitat de desplaçament d'un document, major serà la qualitat de la seva execució en cada etapa, millor serà l'empresa que gestiona el procés en el seu conjunt.

El terme en si va aparèixer en la literatura en els anys 1920. A continuació, es pensava que el document - és l'organització del treball, l'objectiu de l'organització racional del aparell de l'Estat en el seu conjunt, la distribució de responsabilitats entre els diferents actors i serveis. El 1931, es va fer el primer intent de regular l'uniforme de l'institut de tecnologia de control de principis de gestió de registres. S'estableixen les regles sota les quals s'han de fer la recepció i lliurament de documents, normes d'aplicació, es va signar la regulació. Les properes etapes de desenvolupament de l'economia van guanyar legislativa regulació tal cosa com la gestió de registres, on l'èmfasi es va posar en operacions tècniques individuals. programari de flux de treball no es va esmentar aquests actes legislatius, encara que en realitat es va baixar just a temps per a l'organització dels documents de trasllat. Des de 1974, que va ser signat pel document principal que regula tot el procés de paperassa, que opera a l'actualitat.

Aquest acte es diu "Sistema Estatal Unificat de l'oficina" (EGSD), els punts que es dediquen a l'organització de la circulació dels documents, els mètodes tecnològics de processament i aplicació de les normes. D'aquest text, es va formular la regla bàsica: "Document - un ràpid moviment de l'instrument en la forma més concisa, inclouen un mínim de temps i mà d'obra." Només mitjançant la pràctica de l'adopció de les regles, es pot esperar una millora del nivell de vida de les persones, el creixement de l'economia de l'estat.

Per aconseguir aquests objectius, cal, els líders responsables disciplinats intel·ligents, per als quals la introducció de flux de treball basat en EGSD, és una qüestió d'honor i de consciència.