Què és un document electrònic?

El nivell d'informatització d'avui exigeix una transició a la gestió de l'oficina "sense paper". Es basa en un document electrònic, que en contrast amb la tradicional, caracteritzat per una sèrie de noves propietats i característiques. Fins ara, una única definició d'aquest fenomen no existeix en la llei ni en el món científic de Rússia.

El concepte de "document electrònic" va aparèixer ja en la dècada de 1970. Així que va començar a ser anomenat "documents llegibles per màquina." La seva peculiaritat és que han de ser creats amb l'ajuda de la tecnologia informàtica i ha de ser apte per al seu tractament informàtic. En aquest cas, les dades necessàries es realitzen estrictament d'acord amb el procediment establert per a tots els documents.

document electrònic - és un objecte d' informació, que consta de dues parts obligatòries: 1) les dades (nom, informació sobre l'autor, hora, lloc d'origen, etc.) i la signatura digital electrònica; 2) la part principal del contingut que consta de text, informació gràfica i numèrica processada com una unitat.

Un document electrònic signat per una signatura electrònica reconeguda, per la qual cosa és equivalent a un document signat per la seva pròpia mà. La informació es presenta en ella en forma digital (electrònic). dades de sensors que utilitzen els ordinadors poden transmetre informació sobre les xarxes de telecomunicacions, procés - en els sistemes d'informació. Si és necessari, un document pot prendre la forma d'una pantalla a la pantalla i en paper.

document electrònic - un cicle de vida d'electrònica de documents en una empresa (organització, empresa) per a rebre'ls, canviar l'estat (aprovat, comunicada a, en, senyal, tancats, etc.) per a la cancel·lació de l'arxiu. Aquest document es refereix a vegades com un «flux de treball», que caracteritza la circulació dels documents com un únic flux de treballs individuals dins d'un procés de negoci específic. Tot el sistema de gestió electrònica de documents inclou el programari que necessita per organitzar i mantenir aquest tipus de cicle de vida dels documents.

document electrònic i flux de treball basat en ell tenen diversos avantatges sobre els tradicionals. Ells permeten al personal de l'organització per controlar no només la seva pròpia àrea de treball, però tot el procés. Utilitzeu el fitxer electrònic és molt més convenient que el paper. , Reducció del temps per al pas de la coordinació i execució del document es pot trobar en pocs minuts. En general, és més econòmic que el paper. Hi ha una gran quantitat de programari de gestió de documents electrònics ( "motiu", "E1 Eufrates", "DocsVision", "1C: Document". I d'altres).

En l'actualitat, hi ha ombra experiència estrangera de la regulació de les relacions en l'àmbit dels documents electrònics en termes legals. A Rússia, el problema de la regulació d'aquestes relacions no ha rebut les decisions legislatives, tot i els intents es van fer aprovació de la llei (2005). L'adopció de la legislació sobre aquest tipus de paper - una de les direccions importants de la regulació legal.