Classificació de documents: criteris bàsics

Així que va ser fàcil d'entendre la gran quantitat de documents, desenvolupat normes especials per a la seva preparació i presentació, diferents classificacions, així com les formes i mètodes de treball amb ells apropiades.

Cal assenyalar que la classificació de documents és extremadament important, ja que ajuda a ressaltar les seves característiques específiques i fa que sigui possible utilitzar-los amb més eficàcia. És un dels més antics i fins al final de les qüestions pendents, el desenvolupament va començar només al final de la dècada de 1960. La major part de l'enfocament distribuït documentació en grups separats només aplicada prèviament a les característiques específiques en relació amb l'abast o la ciència separada. Només recentment la classificació multidimensional de documents s'ha establert, que es basa en els components d'informació i materials.

Tots els documents es poden dividir d'acord amb els següents criteris:

1. Les circumstàncies de la seva operació en l'espai i el temps. Tenir en compte la regularitat de la publicació (periòdic i no periòdic), el temps d'ocurrència (l'original, original, copiar, duplicar), el lloc de fabricació (regional, nacional o estrangera);

2. Component d'informació.

• prestar atenció al contingut i el nivell d'agregació de la informació (documentació primària i secundària);

• classificació de documents inclou la dimensió de la informació gravada en la mida (format), i el nombre de pàgines (total);

• divisió sobre com la informació es percep (els documents poden ser llegits per un humà o requereixen un equip tècnic especial);

• aquesta classificació de documents també inclou mitjans d'un personatge icònic pel qual la informació de registre (forma de text i no de text);

• dades dels mètodes d'impressió, segons distingir manuscrits, impresos, mecànic, magnètic, fotogràfics, òptics, làser i documents electrònics.

3. component de material que inclou certs criteris (com ara material de suport d'informació, així com la seva forma i disseny).

Val la pena assenyalar que la distribució de la documentació per als grups individuals en contingut i forma permet més eficient d'organitzar el treball amb ella.

Val la pena esmentar que també existeix una classificació corresponent dels documents comptables fins a la data, que té en compte el seu contingut, lloc i procediment d'elaboració, aplicació i un mètode d'ús.

Aquesta classificació dels documents comptables inclouen els següents divisió en tipus:

• depenent de l'aplicació - administratiu i executiu, el que representa el registre o combinats;

• preparació de comandes - primària i resum;

• documents interns i externs;

• per l'ús - un sol ús i emmagatzematge;

• depenent del contingut - monetaris, materials i disseny.

Cal dir que aquesta classificació inclou una sèrie de criteris i és extremadament àmplia, de manera que cada document es refereix a diferents grups al mateix temps, però pot ser caracteritzada per les característiques específiques i s'utilitza només en el camp pertinent.