Formació de l'Interior. Privat dels empleats de negocis: documents de referència pryadok vida útil

el personal d'Assumptes de formació - un procés que és obligatori per a gairebé totes les empreses. D'acord amb les regles establertes a Rússia, cada ocupador ha de ser una mena d'expedient de cada empleat. Aquest document és capaç de descriure l'esclau des de la seva ocupació. arxius personals es troben no només en el treball, sinó també, per exemple, a la universitat. En qualsevol cas, aquest document és important. Cal formar adequadament. Però, ¿com fer-ho? En alguns casos, no necessàriament portarà els registres? Què pot i què no es pot posar en un assumpte privat? Entendre tot això no és tan difícil com sembla.

Determinació de l'arxiu personal

registres dels empleats privats - és un document original, que emmagatzema tota la documentació sobre un marc en particular. Es compon d'una tapa i papers especials relacionats amb l'esclau.

Posar en marxa aquest tipus de documentació des del marc de temps de treball. I ha d'anar fins a l'acomiadament de l'empleat. A continuació, el cas es transfereix a l'arxiu per al seu emmagatzematge. Destruir aquest document no pot ser per algun temps.

La formació dels assumptes - aquest no és el procés d'unió. En alguns casos, es pot evitar. Però després es recopila informació sobre un esclau particular, serà molt problemàtic. En general, aquest procediment es porta a terme a les grans organitzacions. Es va crear una base de dades completa en la qual apareix la informació en cada esclau.

Obligatòria o opcional?

S'ha dit que els empleats de la conducta empresarial no és necessari. No obstant això, qualsevol empresa que es preï té aquest tipus de documentació. Quan la formació dels arxius necessaris, i quan no?

Mai legalment prescrit normes sobre la matèria. Però en la pràctica resulta que les grans empreses formen els assumptes personals dels seus subordinats, i petites - no. Es recomana portar l'assumpte a les empreses amb una alta rotació de personal.

Sovint, les organitzacions no són arxius personals de tots els empleats, però només per a determinades categories de treballadors. Molt sovint, són:

• líders;
• lideratge adjunt;
• Els principals experts en l'empresa;
• personal que treballa amb els béns materials (per exemple, caixers);
• les persones que tenen l'oportunitat de creixement professional.

Es recomana no ser mandrós i per dur a terme aquest tipus de documentació sobre tots els subordinats. El procés de formació dels assumptes de personal no és tan difícil de recordar. Només no tots els documents que reflecteixin la informació sobre el bastidor poden ser emmagatzemats aquí. Quines són les característiques del procés per ser recordat? Fins i tot la més mínima violació de l'ocupador no pot donar lloc a la millor manera. Així que cal estudiar acuradament la tasca.

emmagatzematge

S'ha dit que els assumptes personals dels subordinats, fins i tot després que una persona ha deixat, es mantenen amb l'empresa. No s'emeten a les mans, i es col·loquen en els arxius especials. Fins i tot és l'emmagatzematge electrònic d'informació sobre el personal. Però en el paper les coses han de tenir lloc.

Hi ha algunes regles que han de complir amb el cap. - caixes d'emmagatzematge és gairebé interminable procés. No es pot destruir aquests documents per a 75 anys després de l'acabament del marc de treball.

És per aquesta raó, moltes companyies estan tractant de no molestar massa a recopilar informació sobre diversos temes. Només un petit nombre de corporacions, hi ha més de 75 anys. Sovint, les empreses s'obren i tanquen, i els arxius personals es mantenen en els arxius.

Per simplificar l'emmagatzematge d'arxius inventat una varietat de regles. En el document d'emmagatzematge principal es produeix després de la classificació per ordre alfabètic. Addicionalment, es recomana per crear arxius per any. Aquest enfocament va a simplificar la recerca d'informació sobre els empleats que treballen a l'empresa en un moment determinat.

Hi ha una altra característica d'aquest número. el problema és que algunes de les coses personals s'emmagatzemen de forma permanent en els arxius de l'empresa. I no es destrueixen o bé 10 anys o més de 100. Sota aquesta regla líders caiguda d'expedients de l'organització, així com el cas dels funcionaris públics. No s'oblidi dels subordinats, que tenen premis, medalles i una varietat de títols.

accés

La propera vegada - això és una qüestió d'accés a la documentació d'estudi. Sovint són emprats en les dades d'arxius destinats exclusivament per a l'empresari. I ells no necessiten saber la major part dels empleats.

Sovint el cas està xifrat, l'accés a ells és solament en el cap de l'empresa, així com en el personal, que s'està formant. No està permès simple esclau per veure la informació recollida.

L'ocupador garanteix la confidencialitat dels assumptes de personal. En l'intercanvi no es presenta aquest tipus d'informació. A la seva sol·licitud, una còpia de la documentació aportada al personal en el dia de l'acomiadament. La companyia és responsable l'esclau per a la informació de seguretat disponible per a assumptes personals.

També ha de recordar una vegada per totes - l'expedient no s'emet subordinat sota cap pretext. Els empleats no tenen dret a portar els assumptes privats, i també per exigir la seva extradició. Només quan l'acomiadament és possible sol·licitar les dades d'aquí. L'ocupador proporciona el marc únicament còpies de la informació emmagatzemada en els assumptes personals. Un altre no cal. Ni esclau no té dret a retirar aquesta documentació traduïda a una altra corporació o la separació definitiva d'ocupació. S'ha dit - els treballadors de base manté cada ocupador durant 75 anys. Aquest límit de temps sota certes circumstàncies es pot augmentar.

components requerits dels assumptes personals

Ara una mica sobre la forma en què es fa aquesta documentació. De fet, no s'han establert legalment les regles de formació dels casos subordinades. I aquest problema es resol amb la gestió empresarial. Es determina per si mateix quin tipus d'informació per mantenir i com organitzar els arxius subordinats. Aquest és el principal problema de tot el procés de formació.

No obstant això, independentment de l'elecció de les normes, algunes de les dades en qualsevol cas es mantindrà en l'expedient personal. Quins documents es troben al llarg d'aquesta documentació? Ells són:

• perfils de la competència;
• sol·licitud d'ocupació ;
• Les comandes dels llocs de treball;
• cartes de renúncia (si n'hi ha);
• ordre d'acomiadament;
• actua per emetre el llibre de treball (a la vista o l'esclau acomiadament).

La llista anterior - un document obligatori. Però amb l'altra informació, pot haver alguns problemes. Després de tot, no tota la informació es pot sotmetre a una qüestió personal. Hi ha algunes limitacions en aquest aspecte. En quins punts s'ha de prestar atenció per evitar queixes de la formació inadequada dels expedients personals del personal?

prohibicions

De fet, si realment aprofundir en totes les qüestions de registre i documentació de formació de personal dels empleats, pot confondre. Així que abans de començar l'arxiu, per recordar només unes poques característiques. Més específicament, les prohibicions. Ells són rellevants per a totes les empreses, independentment de les regles. no:

1. emmagatzemar els documents temporals i permanents en un sol lloc. L'expedient dels treballadors ha de ser llocs separats per tal de ser capaç de posar els papers que només temporalment es troben entre els arxius personals. També proporciona un lloc d'emmagatzematge de la informació bàsica.
2. "Multiplicar" la documentació. No guardeu els documents en els assumptes dels empleats amb els duplicats. En la mateixa carpeta - una còpia.
3. Fer que la informació massa personal. Per exemple, en les creences religioses. Aquesta informació a l'ocupador generalment es consideren innecessaris. Per tant, la formació dels assumptes permet emmagatzemar només és útil per a la documentació de l'ocupador que reflecteix la qualitat del treball dels subordinats.

I quins documents específics poden estar continguts en aquests arxius? Que, a més de l'edició anterior, en la pràctica, que es troba en els assumptes personals? Per evitar errors, es pot seguir el consell per recopilar informació per als empleats d'expedients.

Difusió de la documentació

La composició dels arxiu personal variada. S'ha dit que l'empresa ha d'establir les regles d'aquest document. Per tant, no podem dir exactament el que està emmagatzemat en els arxius. Els documents, que es troben de forma obligatòria, ja són a la llista. No obstant això, per evitar qualsevol error, encunyades per una certa llista de permesos per a l'emmagatzematge de documents. El que hauria d'estar a l'arxiu? Si excloem segueixen sent els objectes anteriorment esmentats (majoritàriament en forma de còpies):

• una còpia del passaport del ciutadà;
• esclau SNILS (còpia);
• INN (no l'original);
• Identificació militar;
• document (s) de l'educació;
• imatges (no personals, dissenyat per perfils);
• funció dels llocs de treball anteriors (si n'hi ha);
• Descripció de treball per a un treball en particular;
• autobiografia.

Cal no oblidar que qualsevol ocupador responsable per tal de complir amb el flux de treball, així com per la seva pròpia seguretat, és una varietat d'actes. Per exemple, per rebutjar la signatura de l'ordre d'acomiadament. Aquesta documentació també s'ha d'emmagatzemar en els assumptes personals. Els resultats del treball d'avaluació i altres ordres que afecten el funcionament d'un marc - és encara un parell d'articles permesos per a la seva inclusió en l'expedient.

Un altre punt important - és l'emmagatzematge de l'anomenada inventari de l'arxiu personal. Document que pot portar un munt de problemes per l'ocupador. Hauria de ser obligatori en cada cas individual. En cas contrari, es pot culpar el lideratge que alguns documents s'apliquen de manera il·legal. arxiu personal d'inventari - és un document especial que enumera tota la documentació adjunta a la carpeta. Situat al principi de l'arxiu. Sense un inventari de l'ocupador pot tenir problemes. L'empleat és capaç de ser acusat de falsificació o robatori de certs documents.

l'arxiu personal de formació - el procés no és tan difícil, si es prepara correctament. L'ocupador ha de simplement fer aquí tota la informació important pel que fa a les activitats de l'empleat. No obstant això, la informació personal sobre el personal fan prohibit. Ha estat un exemple de la religió. composició de la família i les característiques de la imatge de referència vida esclau - també és tabú.

No obstant això, alguns dels empleats èxits s'ha de fer en els assumptes personals. Això - no és un component obligatori, però es recomana no descuidar la mateixa. Especialment quan es tracta de personal amb molt talent. Es va permetre la introducció de les dades transmeses premis, títols, premis, medalles i diplomes.

no massa

Els documents continguts en l'expedient personal poden ser diferents, això és comprensible. La llista exacta és establert per cada empresa a la discreció de l'administrador. Però la llista més comuna de valors s'han enumerat. Quan la formació i manteniment de l'expedient han de ser conscients d'una petita regla. Aquest és un element requerit, violació dels quals no està permès. La realització dels assumptes privats - ocupació responsable. Es requereix una cura especial.

És aproximadament de la mida dels assumptes personals. D'acord amb les normes, es pot dir que el gruix de la carpeta, sota l'expedient retreta d'un marc en particular, no ha d'excedir de 4 cm. Si el volum és més gran que el límit establert, és millor començar un nou negoci. I només alguna manera marcar-ho amb el pretext de la continuació de la documentació existent.

A la pràctica, un cas molt rar, el gruix arriba a més de 4 centímetres. Per tant, només ha de recordar les regles establertes i no preocupar-se pel seu incompliment. Si el marc és en gran mesura la documentació, es realitza la prova especial. D'acord amb els seus resultats, el patró haurà de decidir sobre la divisió dels arxius en diverses parts.

requisits bàsics

El procediment per a la formació dels casos simples. És suficient per determinar quin tipus de documents es poden emmagatzemar aquí. A més de recordar el límit prèviament determinat. I llavors ja establerta negoci. El primer pas és la fabricació de cobertes. Prou per comprar una carpeta especial anomenada "negocis". En general s'emmagatzemen tots els documents d'un marc en particular.

A continuació, a la portada (en aquest cas la coberta de la carpeta) informació personal està escrit en el marc. És a dir, - Nom A la part inferior es posa en la documentació obligatòria data d'inici. El que hauria d'estar a l'arxiu?

L'inventari s'aplica com la primera pàgina. Pot ser ignorada, però no es recomana. Aquest document és la vida molt més fàcil i elimina la responsabilitat de l'ocupador per la seguretat col·locat a l'arxiu dels mitjans de comunicació - una cosa que no estigui inclòs en l'inventari no s'emmagatzema en l'arxiu personal.

Després d'això, en una carpeta col·locada una varietat de documents que estan directament relacionats amb l'esclau. Es va formar com a part de l'arxiu personal. És aconsellable col·locar les còpies o originals de documents a mesura que es reben - Perfil primer del sol·licitant, a continuació, la sol·licitud d'un lloc de treball, carta de l'ocupador del nomenament a una posició particular, i així successivament. S'acaba l'assumpte per ordre d'acomiadament i va signar l'acte d'obtenir el llibre de treball.

Això no és tot. El procés de formació dels assumptes - és molt de temps de treball, tot i que és relativament simple. Hi ha una altra limitació de menor importància, que és capaç de portar alguns inconvenients per l'ocupador. El personal, que proporciona informació que ingressa en els arxius privats dels subordinats, ha de controlar el nombre de fulles en una carpeta. No ha d'haver més de 250 peces. En excés es posa la segona part de l'arxiu personal per a un empleat en particular.

revista

Ara entenc com la formació dels empleats de l'empresa. En tot aquest procés no acaba allà. Si l'empresa va decidir dur a terme aquest tipus de documentació, que ha de tenir una revista especial d'assumptes personals. Què és?

Aquest component és una llista de tots els arxius disponibles en els empleats. Aquí es publiquen els números institucions assumptes personals, subordinats de dades (personals), la data de creació de diversos "carpeta personal".

mostra de registre únic no. L'ocupador té tot el dret per crear un conjunt de dades tals arxivat a la seva discreció. En els últims anys, una forma molt comuna de diari electrònic. Una bona idea per a aquells que no volen fer massa paperassa. El més important - d'una manera oportuna per omplir els camps corresponents de la revista. Llavors és possible sense cap problema per trobar la informació de cada empleat.

conclusió

A partir d'ara, està clar com la formació de l'arxiu personal. Aquest és un procés molt simple, però complexa, el procediment que no està fixat per la legislació de la Federació de Rússia. Les empreses estableixen els propis documents que seran emmagatzemats en assumptes personals. La presentació de la informació també pot ser seleccionat.

Es recomana no aplicar als assumptes personals dels documents originals - només còpies en una sola còpia. Per presentar els empleats han de ser tractats amb especial cura - informació filtrada registrats en aquesta documentació pot dibuixar sobre el cap del problema. Després de la recollida de les dades subordinats, com s'ha dit, l'ocupador es compromet a garantir la confidencialitat de la informació completa. Aquesta regla també s'aplica a temps de treball, i per la durada de l'emmagatzematge dels documents després del tret efectuat. Això és tot. Informació bàsica sobre la definició dels casos investigats per complet. Característiques i composició del procés han de ser aprendre de cada empresa. Alguns no tracti de fer-ho. Afers decisions (personals) - no és obligatori, però molt útil per a l'ocupador a fer.